Quản lý dòng tiền cho cửa hàng nhỏ: sổ thu chi, tách tiền và dự báo 4 tuần

Quản lý dòng tiền là biết chắc tuần tới, tháng tới tiệm có đủ tiền mặt để trả các khoản phải trả hay không. Ba việc cốt lõi là: tách riêng tiền nhà và tiền tiệm, ghi mọi khoản thu chi mỗi ngày, và lập một bảng dự báo tiền vào, tiền ra cho 4 tuần tới. Làm đều ba việc này, bạn sẽ thấy trước lúc kẹt tiền từ hai ba tuần thay vì phát hiện vào đúng ngày phải trả tiền hàng.

Nhiều cửa hàng đóng cửa không phải vì lỗ mà vì hết tiền mặt: trên giấy vẫn lãi, nhưng tiền nằm trong kho hàng, trong công nợ khách chưa trả, trong tiền cọc mặt bằng. Bài này giải thích vì sao lãi và tiền mặt khác nhau, rồi hướng dẫn từng bước cách ghi sổ, lập dự báo, và các dấu hiệu dòng tiền sắp kẹt. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định.

Lãi và tiền mặt khác nhau thế nào

Lãi là doanh thu trừ chi phí của những gì đã bán trong kỳ. Dòng tiền là tiền thật sự vào túi và ra khỏi túi trong kỳ đó. Hai con số này lệch nhau vì thời điểm: bạn trả tiền hàng trước rồi mới bán được, bán chịu cho khách sỉ thì tiền về sau, sàn thương mại điện tử giữ tiền một thời gian rồi mới chuyển, tiền thuê mặt bằng phải đóng trước ba tháng.

Ví dụ giả định: tháng 10, một tiệm bán đồ gia dụng có doanh thu 120 triệu, giá vốn hàng đã bán 80 triệu, chi phí khác 25 triệu, lãi 15 triệu. Nghe ổn. Nhưng cũng trong tháng đó, chủ tiệm nhập thêm 60 triệu hàng để chuẩn bị cuối năm, 20 triệu doanh thu là bán chịu cho hai khách sỉ chưa thu, và tiền sàn còn treo 10 triệu. Tính tiền mặt: thu thật 90 triệu (120 trừ 20 công nợ, trừ 10 tiền sàn chưa về). Chi thật gồm 25 triệu nhập bù một phần hàng đã bán, 60 triệu hàng chuẩn bị cuối năm và 25 triệu chi phí, tức 110 triệu. Tiền mặt giảm 20 triệu dù sổ ghi lãi 15 triệu.

Nếu đầu tháng tiệm chỉ có 15 triệu trong tài khoản, đến cuối tháng sẽ thiếu tiền trả lương hoặc tiền nhà, dù việc kinh doanh không hề lỗ. Đó là lý do người làm ăn lâu năm hay nói “lãi là ý kiến, tiền mặt là sự thật”.

Tách tiền nhà và tiền tiệm

Không tách tiền thì không thể biết tiệm lãi hay lỗ, cũng không thể dự báo. Đây là việc nên làm đầu tiên, kể cả với tiệm chỉ một người bán.

1. Mở một tài khoản ngân hàng riêng cho tiệm. Mọi tiền bán hàng, tiền sàn chuyển về đều vào tài khoản này; mọi khoản trả nhà cung cấp, tiền thuê, lương đều chi từ đây.
2. Tiền mặt bán tại quầy: cuối ngày đếm, ghi sổ và nộp vào tài khoản tiệm theo lịch (mỗi ngày hoặc vài ngày một lần), giữ lại một khoản tiền lẻ cố định để thối.
3. Tự trả lương cho mình: chọn một mức cố định mỗi tháng và chuyển từ tài khoản tiệm sang tài khoản cá nhân vào một ngày cố định. Không rút lắt nhắt khi cần đi chợ, đóng học cho con.
4. Khi lỡ dùng tiền nhà trả cho tiệm hay ngược lại, ghi rõ là khoản tạm ứng và trả lại sớm.
5. Hàng lấy từ tiệm về dùng trong nhà cũng ghi lại theo giá vốn, để không thấy “hàng tự nhiên hao”.

Mức lương tự trả nên thấp hơn mức bạn mong muốn ở giai đoạn đầu, nhưng phải có. Chủ tiệm không trả lương cho mình thì không biết tiệm có thật sự nuôi được mình hay chỉ đang tiêu dần vốn.

Ghi thu chi hằng ngày: ghi gì, ghi thế nào

Sổ thu chi chỉ hữu ích khi ghi đều và đủ. Một cuốn sổ hoặc bảng tính trên điện thoại là đủ, miễn là mỗi khoản một dòng với các cột sau:

• Ngày phát sinh khoản tiền.
• Nội dung: bán hàng, nhập hàng từ ai, tiền điện, tiền ship, phí sàn, lương.
• Nhóm: bán hàng, nhập hàng, mặt bằng, nhân công, vận chuyển, quảng cáo, khác. Nhóm giúp cuối tháng cộng lại để biết tiền đi đâu.
• Tiền vào và tiền ra ở hai cột riêng.
• Hình thức: tiền mặt, chuyển khoản, sàn.
• Số dư cuối ngày, đối chiếu với tiền thật trong két và trong tài khoản.

Ghi ngay trong ngày, tốt nhất là cuối mỗi ca. Để dồn cuối tuần thì sẽ quên những khoản nhỏ như tiền gửi xe, tiền túi ni lông, mà cộng cả tháng lại không hề nhỏ. Ngoài sổ thu chi, nên có thêm hai danh sách ngắn: công nợ phải thu (ai nợ tiệm bao nhiêu, hẹn ngày nào trả) và công nợ phải trả (tiệm nợ nhà cung cấp nào, hạn ngày nào). Hai danh sách này là nguyên liệu chính cho bảng dự báo. Với hộ kinh doanh, cũng nên tìm hiểu yêu cầu về sổ sách, hoá đơn theo quy định thuế hiện hành, vì cách ghi có thể cần theo mẫu.

Lập bảng dự báo dòng tiền 4 tuần

Bảng dự báo trả lời câu hỏi: nếu mọi việc diễn ra như dự kiến, cuối mỗi tuần tiệm còn bao nhiêu tiền? Lập mỗi tuần một lần, mất khoảng 20 phút. Cách làm: lấy số dư đầu tuần, cộng tiền dự kiến vào (bán hàng ước tính, công nợ hẹn thu, tiền sàn về), trừ tiền dự kiến ra (tiền hàng đến hạn, lương, thuê mặt bằng, điện nước, thuế), ra số dư cuối tuần, chuyển thành số dư đầu tuần sau. Ví dụ giả định cho một tiệm tạp hoá, đơn vị triệu đồng:

Đọc bảng: tuần 2 số dư xuống 13 triệu vì trùng kỳ trả lương và trả tiền hàng lớn. Nếu tiệm muốn luôn giữ tối thiểu 15 triệu dự phòng, tuần 2 là tuần phải xử lý trước: xin nhà cung cấp lùi một phần thanh toán sang tuần 3, đôn đốc khách sỉ trả sớm, hoặc hoãn một đợt nhập không gấp. Biết trước hai tuần thì còn nhiều cách; biết vào ngày trả lương thì chỉ còn cách đi vay nóng.

Ước tính thu bán hàng nên thận trọng, dùng mức trung bình các tuần gần đây chứ không dùng tuần đông nhất. Cuối mỗi tuần, ghi số thực tế cạnh số dự báo để biết mình hay đoán lệch ở khoản nào.

Dấu hiệu dòng tiền sắp kẹt

Tồn kho phình ra. Giá trị hàng trong kho tăng nhanh hơn doanh thu: nhập theo cảm giác, ôm hàng vì được giá sỉ tốt. Tiền nằm trên kệ là tiền không trả được lương. Kiểm kê mỗi tháng và đánh dấu hàng không bán được trong 60–90 ngày.

Công nợ phải thu kéo dài. Khách sỉ hẹn 15 ngày thành 30, 45 ngày. Đặt hạn mức nợ cho từng khách, không giao lô mới khi lô cũ chưa trả.

Bắt đầu trả nhà cung cấp trễ. Lần đầu trễ vài ngày là tín hiệu cảnh báo, không phải chuyện nhỏ. Nhà cung cấp sẽ siết điều kiện, đòi trả trước, khiến dòng tiền càng căng.

Dùng tiền nhà bù cho tiệm thường xuyên, hoặc dùng thẻ tín dụng, vay nóng để trả tiền hàng. Đây là lúc phải dừng lại xem lại giá bán, chi phí và hàng tồn.

Số dư cuối tuần trong bảng dự báo liên tục đi xuống dù doanh thu không giảm. Thường là do biên lãi quá mỏng, chi phí cố định tăng, hoặc dồn tiền vào tài sản (trang trí, máy móc) quá nhanh.

Cách giữ an toàn: luôn có quỹ dự phòng tương đương ít nhất một đến hai tháng chi phí cố định (mặt bằng, lương, điện nước), để riêng và chỉ dùng khi thật cần. Mức cụ thể tuỳ mô hình và độ ổn định doanh thu của tiệm.

Đã kẹt tiền rồi thì xử lý theo thứ tự nào

Nếu bảng dự báo cho thấy sắp thiếu tiền, hoặc đã thiếu, hãy làm theo thứ tự từ ít tốn kém đến tốn kém nhất. Vay mượn là bước cuối, không phải bước đầu.

1. Thu tiền về: gọi các khách đang nợ, đề nghị giảm nhẹ cho khách trả sớm, tạm ngừng bán chịu mới.
2. Biến hàng tồn thành tiền: xả hàng chậm bán với giá bằng hoặc thấp hơn giá vốn một chút. Lỗ nhẹ trên số hàng đó còn hơn để tiền nằm chết trên kệ.
3. Hoãn các khoản chi không bắt buộc: đợt nhập hàng chưa gấp, sửa sang, mua thiết bị mới, quảng cáo không đo được hiệu quả.
4. Thương lượng với nhà cung cấp và chủ nhà: đề nghị chia nhỏ khoản thanh toán hoặc lùi vài tuần, nói thật tình hình và đưa ra lịch trả cụ thể. Nói trước khi trễ hạn luôn dễ được đồng ý hơn nói sau.
5. Chỉ khi các bước trên chưa đủ mới tính đến vay, ưu tiên nguồn có lãi suất và điều kiện rõ ràng. Tránh vay nóng lãi cao; khoản vay đó thường biến một lần kẹt tiền thành nợ kéo dài.

Sau khi qua đợt kẹt, ngồi lại tìm nguyên nhân gốc: nhập hàng quá tay, bán chịu lỏng, giá bán thấp hay chi phí cố định quá lớn so với doanh thu. Không sửa nguyên nhân gốc thì vài tháng sau tình huống sẽ lặp lại.

Câu hỏi thường gặp