Sai lầm khi khởi nghiệp lần đầu: 12 lỗi khiến cửa hàng nhỏ đóng cửa sớm

Phần lớn cửa hàng nhỏ đóng cửa sớm không vì một cú sốc lớn mà vì vài sai lầm quen thuộc cộng dồn: không thử thị trường trước khi mở, dồn quá nhiều vốn vào trang trí, định giá thấp, không ghi sổ, ôm hàng, phụ thuộc một kênh bán, góp vốn không giấy tờ, cùng vài lỗi khác về mặt bằng, nhân sự và sức bền của chính chủ tiệm. Tin tốt là hầu hết đều có dấu hiệu nhận biết sớm và cách phòng tránh không tốn nhiều tiền.

Dưới đây là 12 lỗi xếp theo ba giai đoạn: trước khi mở, khi vận hành, và về con người, tiền bạc. Mỗi lỗi kèm dấu hiệu để tự kiểm tra và cách tránh. Cuối bài có một danh sách kiểm tra nhanh trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng.

Trước khi mở: bốn lỗi về chuẩn bị

1. Mở vì mình thích, không thử xem người khác có mua không. Dấu hiệu: lý do mở tiệm là “mình thích cà phê”, “khu này chưa có”, nhưng chưa bán thử cho người lạ lần nào. Cách tránh: bán thử vài tuần qua đặt trước, chợ phiên hoặc bán online trước khi thuê mặt bằng; chỉ tin những tín hiệu có tiền đi kèm.

2. Dồn hết vốn vào trang trí và thiết bị. Dấu hiệu: chi phí sửa sang, bàn ghế, máy móc chiếm phần lớn tổng vốn, khai trương xong tài khoản gần như trống. Cách tránh: chia vốn từ đầu thành ba phần: đầu tư ban đầu, hàng hoá đầu kỳ, và vốn lưu động đủ trả chi phí cố định ít nhất ba đến sáu tháng khi doanh thu còn thấp. Bắt đầu gọn, nâng cấp dần bằng tiền lãi.

3. Chọn mặt bằng vì giá thuê rẻ hoặc vì đẹp. Dấu hiệu: chưa từng đứng đếm khách đi qua, không biết khách mục tiêu có đi qua đó không. Cách tránh: đếm khách ở nhiều khung giờ, kiểm tra chỗ để xe, chiều đường; đọc kỹ hợp đồng thuê về thời hạn, mức tăng giá, điều kiện lấy lại cọc.

4. Không viết kế hoạch, kể cả một trang. Dấu hiệu: không trả lời được bán cho ai, giá bao nhiêu, mỗi ngày cần bao nhiêu khách để đủ chi phí. Cách tránh: viết một trang gồm khách hàng, sản phẩm, giá, kênh bán, chi phí cố định hằng tháng và số khách mỗi ngày cần có để hoà vốn. Nếu con số đó vượt xa lượng khách bạn đếm được, đừng mở ở đó.

Khi vận hành: bốn lỗi về giá, sổ sách, hàng và kênh bán

5. Định giá thấp để cạnh tranh. Dấu hiệu: giá đặt theo đối thủ hoặc thấp hơn, chưa tính đủ tiền thuê, điện nước, khấu hao, phí sàn, công của chính mình; bán đông mà cuối tháng không còn tiền. Cách tránh: tính giá vốn đầy đủ mỗi sản phẩm, cộng phần chi phí chung chia theo sản lượng, rồi mới quyết định giá. Cạnh tranh bằng lý do khác: gần hơn, nhanh hơn, ngon hơn, phục vụ tốt hơn.

6. Không ghi sổ, trộn tiền nhà với tiền tiệm. Dấu hiệu: không biết tháng trước lãi hay lỗ, rút tiền két đi chợ, cuối tháng “không hiểu tiền đi đâu”. Cách tránh: mở tài khoản riêng cho tiệm, ghi thu chi mỗi ngày, tự trả lương cố định cho mình.

7. Ôm hàng vì được giá sỉ tốt. Dấu hiệu: kho chật, nhiều mẫu nằm quá hai ba tháng, phải vay để trả tiền hàng. Cách tránh: nhập theo tốc độ bán thực tế, mẫu mới nhập ít để thử, xả sớm hàng chậm bán thay vì chờ “mùa sau bán tiếp”.

8. Phụ thuộc một kênh bán duy nhất. Dấu hiệu: phần lớn đơn đến từ một sàn, một ứng dụng giao đồ ăn hoặc một trang mạng xã hội; kênh đó đổi phí hay khoá tài khoản là doanh thu rơi tự do. Cách tránh: có ít nhất hai kênh, và xây danh sách khách quen bạn tự liên hệ được như số Zalo, nhóm khách hàng, với sự đồng ý của khách.

Con người và tiền bạc: bốn lỗi khó thấy nhất

9. Góp vốn với bạn bè không giấy tờ. Dấu hiệu: chỉ thoả thuận miệng “chia đều”, chưa nói ai quyết định gì, ai rút vốn thì tính sao. Cách tránh: lập thoả thuận góp vốn bằng văn bản ngay từ đầu, ghi rõ phần góp tiền, góp công, cách chia lãi, cách rút. Lúc vui vẻ là lúc dễ viết ra nhất.

10. Chủ tiệm làm hết mọi việc và kiệt sức. Dấu hiệu: làm mười mấy tiếng mỗi ngày, bảy ngày mỗi tuần, không ai thay được dù chỉ một buổi. Cách tránh: viết quy trình cho các việc lặp lại như mở cửa, pha chế, đóng gói để người khác làm được; tính trước chi phí một người phụ khi lập kế hoạch, kể cả khi giai đoạn đầu chưa thuê.

11. Tuyển người vội và không đào tạo. Dấu hiệu: nhân viên thay liên tục, chất lượng món và cách phục vụ lúc được lúc không, khách phàn nàn tăng. Cách tránh: có buổi thử việc trả lương, hướng dẫn cụ thể bằng danh sách việc, trả lương đúng hẹn. Giữ được một người làm tốt lâu dài rẻ hơn tuyển lại liên tục.

12. Không đặt giới hạn lỗ. Dấu hiệu: lỗ liên tục nhiều tháng nhưng tiếp tục bơm tiền với niềm tin “sắp đông rồi”, đi vay thêm để duy trì. Cách tránh: ngay từ đầu quyết định mức tiền tối đa sẵn sàng mất và các mốc kiểm tra, ví dụ sau sáu tháng doanh thu phải đạt mức bao nhiêu. Đến mốc mà không đạt, đổi hướng hoặc dừng, giữ lại phần vốn còn lại cho lần sau.

Vì sao các lỗi thường đi thành chuỗi

Hiếm khi một cửa hàng đóng cửa chỉ vì một lỗi. Thường các lỗi kéo nhau: dồn vốn vào trang trí nên không còn vốn lưu động; thiếu vốn lưu động nên phải định giá thấp để có tiền nhanh; giá thấp nên càng bán nhiều càng mệt mà không có lãi; không ghi sổ nên không nhận ra mình đang lỗ trên từng ly, từng món; đến khi nhận ra thì đã vay thêm và tình bạn của những người góp vốn bắt đầu căng thẳng.

Vì thế, sửa một lỗi ở đầu chuỗi có tác dụng lớn hơn cố sửa nhiều lỗi ở cuối. Hai mắt xích quan trọng nhất là bán thử trước khi mở và giữ vốn lưu động. Bán thử giúp bạn biết giá nào khách chấp nhận và có đủ người mua không; vốn lưu động cho bạn thời gian sửa sai trong những tháng đầu, khi gần như mọi cửa hàng đều chưa có lãi.

Một thói quen nhỏ giúp nhận ra chuỗi lỗi sớm là ngồi lại mỗi cuối tháng 30 phút, xem bốn con số: doanh thu, tiền mặt còn lại, giá trị hàng tồn và số khách quay lại. Bốn con số này đi xuống cùng lúc trong hai tháng liền là tín hiệu phải hành động, không chờ thêm.

Cũng nên tách bạch giữa “chưa có lãi” và “đang đi sai hướng”. Ba tháng đầu doanh thu thấp là bình thường với hầu hết mô hình, miễn là số khách quay lại tăng dần và lời chê giảm dần. Ngược lại, khách mới đến rồi không quay lại, hoặc chỉ đông khi giảm giá, là dấu hiệu sản phẩm hoặc giá có vấn đề, và chờ thêm sẽ không tự khá lên. Ví dụ giả định: một quán bún sau ba tháng có 120 khách mỗi ngày nhưng chỉ khoảng một phần mười là khách cũ; con số đó đáng lo hơn một quán khác chỉ 60 khách mà một nửa là người quen quay lại.

Danh sách kiểm tra trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng

Ký hợp đồng thuê là bước khó quay lui nhất vì kèm tiền cọc và cam kết thời hạn. Trước khi ký, tự đánh dấu từng mục; còn mục nào chưa làm được thì cân nhắc lùi lại:

• Đã bán thử sản phẩm cho người lạ và có người mua lại.
• Đã đếm khách tại vị trí ở ít nhất ba khung giờ, cả ngày thường và cuối tuần.
• Đã tính chi phí cố định hằng tháng và số khách mỗi ngày cần để hoà vốn.
• Giá bán đã tính đủ giá vốn, chi phí chung, phí kênh bán và lương của chính mình.
• Còn vốn lưu động đủ trả chi phí cố định ít nhất ba tháng sau khi trang trí, nhập hàng.
• Có tài khoản riêng cho tiệm và mẫu sổ thu chi sẵn sàng.
• Có thoả thuận góp vốn bằng văn bản nếu không làm một mình.
• Đã đọc kỹ hợp đồng thuê: thời hạn, mức tăng giá, điều kiện trả mặt bằng và lấy lại cọc.
• Đã tìm hiểu giấy phép, thủ tục cần có cho mô hình của mình.
• Đã đặt mức lỗ tối đa và mốc kiểm tra sau sáu tháng.

Danh sách này không bảo đảm thành công, nhưng giúp bạn tránh những thất bại có thể thấy trước. Phần còn lại là chăm chỉ, kiên nhẫn và sửa nhanh khi số liệu cho thấy mình sai.

Câu hỏi thường gặp