Giá vốn là toàn bộ chi phí trực tiếp để có được một sản phẩm sẵn sàng bán: với hàng tự làm là nguyên liệu, bao bì và phần hao hụt; với hàng nhập về bán lại là giá mua cộng phí vận chuyển và các chi phí đưa hàng về tới kệ. Tính theo kỳ, công thức cơ bản là giá vốn hàng bán = tồn kho đầu kỳ + hàng mua trong kỳ − tồn kho cuối kỳ.
Người mới hay tính giá vốn quá thấp vì chỉ cộng những nguyên liệu chính. Kết quả là định giá thấp, bán càng nhiều càng hụt tiền. Bài này đi qua hai cách tính (theo kỳ và theo từng đơn vị), ví dụ một ly trà sữa và một mẫu áo thun nhập sỉ với số liệu giả định, cùng những khoản hay bị quên như vận chuyển, phí sàn, hàng hỏng.
Giá vốn gồm những gì và không gồm những gì
Giá vốn chỉ gồm chi phí gắn trực tiếp với từng sản phẩm bán ra. Với quán đồ uống, đó là trà, sữa, đường, topping, đá, ly, nắp, ống hút, túi mang đi. Với shop quần áo, đó là giá nhập, phí chở hàng về, bao bì, thẻ treo. Bán thêm một ly thì tốn thêm đúng những khoản này; không bán thì không tốn.
Tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên cố định, điện chiếu sáng, phần mềm bán hàng không nằm trong giá vốn. Đó là chi phí hoạt động, tính riêng ở bước sau khi xem lợi nhuận ròng và điểm hoà vốn. Gộp chung tất cả vào giá vốn một ly nước sẽ khiến con số thay đổi theo từng tháng bán nhiều hay ít, rất khó dùng để định giá.
Có một vùng xám là chi phí bán hàng theo từng đơn như phí sàn thương mại điện tử, phí cổng thanh toán, phí giao hàng mà shop chịu. Trong kế toán, các khoản này thường xếp vào chi phí bán hàng chứ không phải giá vốn. Nhưng khi tính lãi của một đơn hàng để định giá, bạn bắt buộc phải trừ chúng, vì chúng tăng đúng theo số đơn giống như nguyên liệu. Bài này tách riêng để bạn thấy rõ.
Bóc giá vốn một đơn vị sản phẩm tự làm
Cách làm áp dụng cho đồ uống, bánh, món ăn, xà phòng thủ công hay bất cứ thứ gì bạn tự chế biến. Bạn cần một cân điện tử nhà bếp, hoá đơn mua nguyên liệu gần nhất và một bảng tính.
- Viết công thức chuẩn cho một đơn vị: mỗi nguyên liệu dùng bao nhiêu gram hoặc ml. Cân thật vài lần khi pha, đừng ước lượng bằng mắt.
- Quy giá mua về đơn giá theo gram hoặc ml: lấy giá cả gói chia cho khối lượng tịnh. Ví dụ hộp sữa 1 lít giá 40.000 đồng thì 40 đồng mỗi ml.
- Nhân định lượng với đơn giá cho từng nguyên liệu, cộng lại.
- Cộng bao bì: ly, nắp, ống hút, túi, hộp, giấy lót, tem dán.
- Cộng hao hụt: phần đổ bỏ cuối ngày, trân châu nấu dư, sữa hết hạn, pha hỏng làm lại. Đo hao hụt thật bằng cách so lượng nguyên liệu mua vào trong một tuần với lượng lý thuyết theo số ly đã bán.
- Cập nhật mỗi khi giá nhập thay đổi, tối thiểu mỗi tháng một lần.
Ví dụ: giá vốn một ly trà sữa trân châu size vừa (số liệu giả định)
Bảng dưới dùng giá nguyên liệu giả định chỉ để minh hoạ cách bóc. Giá thật ở khu bạn có thể khác nhiều, hãy thay bằng hoá đơn của chính mình.
| Thành phần | Định lượng | Đơn giá giả định | Thành tiền |
|---|---|---|---|
| Cốt trà pha sẵn | 150 ml | 10 đồng/ml | 1.500 đ |
| Sữa đặc và bột kem | 40 g | 75 đồng/g | 3.000 đ |
| Đường nước | 25 ml | 20 đồng/ml | 500 đ |
| Trân châu đã nấu | 50 g | 40 đồng/g | 2.000 đ |
| Đá viên | 200 g | 2,5 đồng/g | 500 đ |
| Ly, nắp, ống hút, túi | 1 bộ | giá theo bộ | 2.500 đ |
| Hao hụt nguyên liệu khoảng 8% | 8% của 7.500 đ | 600 đ | |
| Giá vốn một ly | 10.600 đ |
Nếu chỉ cộng trà, sữa, trân châu, bạn có con số 6.500 đồng, thấp hơn thực tế gần 40%. Định giá dựa trên 6.500 đồng thì mỗi ly bán ra bạn tưởng lãi nhiều hơn thực tế khoảng 4.000 đồng; bán 100 ly mỗi ngày là hụt khoảng 12 triệu đồng mỗi tháng so với dự tính. Hao hụt 8% cũng là giả định; quán mới thường hao hụt cao hơn trong vài tháng đầu khi chưa quen lượng khách.
Ví dụ hàng nhập về bán lại: áo thun nhập sỉ (số liệu giả định)
Giả định bạn nhập một lô 100 áo thun, giá sỉ 60.000 đồng mỗi áo, tức 6.000.000 đồng. Phí chở cả lô từ chỗ sỉ về nhà là 300.000 đồng. Túi zip, thẻ treo và giấy gói cho 100 áo hết 200.000 đồng. Tổng chi phí để đưa lô hàng lên kệ là 6.500.000 đồng, chia cho 100 áo được 65.000 đồng mỗi áo, cao hơn giá sỉ 5.000 đồng.
Tiếp theo là hàng lỗi. Trong lô có 3 áo bị lem màu hoặc lỗi đường may, không trả lại được cho chỗ sỉ. Bạn chỉ bán được 97 áo, nên giá vốn thật là 6.500.000 chia 97, khoảng 67.000 đồng mỗi áo. Nhiều shop vẫn tính theo 60.000 đồng giá sỉ, tức thấp hơn thực tế khoảng 10%.
Khi bán trên sàn, mỗi đơn còn chịu phí sàn và phí thanh toán tính theo phần trăm giá bán, có thể thêm phí tham gia chương trình khuyến mãi, phí vận chuyển shop hỗ trợ và chi phí cho đơn hoàn. Giả định áo bán 129.000 đồng, tổng các phí theo đơn chiếm khoảng 15% giá bán, tức gần 19.400 đồng. Tiền còn lại sau giá vốn và phí đơn chỉ khoảng 42.600 đồng, chưa trừ quảng cáo, lương, kho. Biểu phí mỗi sàn khác nhau và thay đổi theo thời gian, nên luôn đọc biểu phí hiện hành trong trang quản lý người bán trước khi tính.
Những khoản người mới hay quên khi tính giá vốn
Đây là danh sách nên dò lại mỗi khi bạn thấy "lãi trên giấy thì có mà tiền trong két thì không".
- Phí vận chuyển đầu vào: tiền xe chở hàng từ chợ sỉ, phí ship nguyên liệu, phí gửi hàng từ tỉnh khác. Chia đều cho số đơn vị trong lô.
- Bao bì và vật tư phụ: ly, nắp, túi, hộp, băng keo, tem, giấy lót, thìa nhựa, khăn giấy đi kèm.
- Hàng hỏng, hết hạn, lỗi: rau dập, bánh để qua ngày, hàng lỗi không đổi được, hàng mẫu chụp ảnh không bán được.
- Hao hụt do pha chế và cân đo: phần dính trong nồi, phần pha thử, ly làm lại vì khách đổi ý.
- Quà tặng kèm: móc khoá, thiệp cảm ơn, mẫu thử tặng khách.
- Chiết khấu khi nhập: ngược lại, nếu bạn được giảm giá theo số lượng hay được tặng hàng, giá vốn thật thấp hơn giá niêm yết; nhớ trừ ra cho đúng.
- Phí theo đơn khi bán online: phí sàn, phí thanh toán, phí ship shop chịu, chi phí đơn hoàn và đơn huỷ. Không phải giá vốn theo nghĩa kế toán, nhưng phải trừ khi tính lãi từng đơn.
Nếu ngại dò từng khoản, một cách kiểm nhanh là so cuối tháng: lấy tổng tiền đã chi cho nguyên liệu, bao bì, hàng nhập trong tháng (đã điều chỉnh tồn kho) chia cho số đơn đã bán. Con số này lệch nhiều so với giá vốn bạn tính theo công thức thì đang có khoản bị bỏ sót.
Tính giá vốn theo kỳ khi bán nhiều mặt hàng
Tiệm tạp hoá, shop phụ kiện hay quán có vài chục món thì khó bóc từng món mỗi ngày. Lúc này dùng công thức theo kỳ: giá vốn hàng bán trong tháng bằng tồn kho đầu tháng cộng hàng mua trong tháng trừ tồn kho cuối tháng. Ví dụ giả định: đầu tháng hàng trong kho trị giá 40 triệu theo giá nhập, trong tháng nhập thêm 90 triệu, cuối tháng đếm lại còn 35 triệu. Giá vốn hàng đã bán trong tháng là 40 + 90 − 35 = 95 triệu đồng.
Muốn công thức này đúng, bạn phải kiểm kho thật vào cuối kỳ, đếm và nhân với giá nhập. Bỏ qua bước đếm và chỉ lấy tiền nhập hàng làm giá vốn thì tháng nào nhập nhiều trông như lỗ, tháng nào nhập ít trông như lãi to. Khi giá nhập một mặt hàng thay đổi giữa kỳ, hộ kinh doanh nhỏ thường dùng giá bình quân (cộng tổng tiền các lần nhập chia tổng số lượng) cho đơn giản; doanh nghiệp có thể dùng phương pháp nhập trước xuất trước. Cách nào cũng được, miễn dùng nhất quán qua các tháng.
Có giá vốn theo kỳ rồi, bạn lấy doanh thu trừ giá vốn để ra lợi nhuận gộp, rồi chia cho doanh thu để có biên lợi nhuận gộp của cả tiệm. Theo dõi con số này qua từng tháng: biên gộp tụt dần mà giá bán không đổi thường là dấu hiệu giá nhập đã tăng hoặc hao hụt, thất thoát đang lớn lên.
Câu hỏi thường gặp
Giá vốn và giá thành khác nhau thế nào?
Giá thành thường dùng cho sản phẩm tự sản xuất, là tổng chi phí làm ra một đơn vị, có khi gồm cả nhân công trực tiếp và một phần chi phí xưởng. Giá vốn hàng bán là phần chi phí của những sản phẩm đã thực sự bán ra trong kỳ. Với tiệm nhỏ tự làm, hai con số này gần nhau; khác biệt rõ khi có hàng tồn kho lớn.
Có nên tính tiền điện, gas vào giá vốn một ly nước không?
Gas nấu trân châu, điện máy xay tăng theo số ly nên có thể ước lượng và cộng vào giá vốn nếu đáng kể. Điện chiếu sáng, máy lạnh chạy cả ngày dù bán ít hay nhiều thì để ở chi phí cố định. Quan trọng nhất là không đếm một khoản hai lần, vừa trong giá vốn vừa trong chi phí cố định.
Hao hụt bao nhiêu phần trăm là bình thường?
Không có con số chung cho mọi ngành. Đồ uống pha chế, rau quả tươi, bánh làm trong ngày thường hao hụt cao hơn hàng khô đóng gói. Cách đúng là tự đo trong vài tuần đầu: so nguyên liệu mua vào với lượng lý thuyết theo số đơn đã bán, rồi dùng con số đó và theo dõi xem nó giảm dần không.
Nhân công pha chế có tính vào giá vốn không?
Với tiệm nhỏ trả lương cố định theo tháng, lương thường tính vào chi phí hoạt động chứ không chia vào từng ly. Nếu bạn trả công theo sản phẩm, ví dụ thợ may tính tiền mỗi bộ, thì tiền công đó gắn trực tiếp với từng đơn vị và nên cộng vào giá vốn.
Giá nhập tăng thì có phải tăng giá bán ngay không?
Chưa chắc. Trước hết tính lại giá vốn mới và xem biên lợi nhuận giảm bao nhiêu. Nếu còn chịu được, bạn có thể giữ giá thêm một thời gian và tìm nguồn nhập khác. Nếu biên lợi nhuận tụt quá mức bạn đặt ra, hãy điều chỉnh giá, báo trước cho khách quen thay vì lặng lẽ giảm định lượng.
Dùng phần mềm bán hàng có tự tính giá vốn không?
Nhiều phần mềm quản lý bán hàng có chức năng giá vốn nếu bạn nhập đúng giá nhập và định lượng nguyên liệu cho từng món. Phần mềm chỉ tính đúng khi dữ liệu đúng: quên nhập phí vận chuyển, bao bì hay không kiểm kho định kỳ thì con số trên phần mềm vẫn thấp hơn thực tế.
