Lợi nhuận gộp là doanh thu thuần trừ giá vốn hàng bán, cho biết bản thân việc mua về hoặc làm ra rồi bán đi có lãi không. Lợi nhuận ròng là phần còn lại sau khi trừ tiếp mọi chi phí khác: mặt bằng, lương, điện nước, marketing, phí sàn, khấu hao, lãi vay và thuế. Lợi nhuận gộp cao chưa chắc lợi nhuận ròng dương.
Hai con số này đem chia cho doanh thu thì ra biên lợi nhuận gộp và biên lợi nhuận ròng, những tỷ lệ dùng để so sánh giữa các tháng và với chính kế hoạch của mình. Bài có một báo cáo lãi lỗ một tháng của tiệm bánh nhỏ với số liệu giả định, chỉ ra vì sao tiệm đông khách vẫn lỗ và các khoản chủ tiệm hay quên đưa vào.
Từ doanh thu đến lợi nhuận ròng: các tầng con số
Hãy hình dung báo cáo lãi lỗ như một cái phễu. Mỗi tầng trừ đi một nhóm chi phí, và mỗi tầng trả lời một câu hỏi khác nhau.
| Tầng | Cách tính | Trả lời câu hỏi |
|---|---|---|
| Doanh thu | Tổng tiền bán hàng theo giá niêm yết | Bán được bao nhiêu? |
| Doanh thu thuần | Doanh thu trừ giảm giá, khuyến mãi, hàng bị trả lại | Thật sự thu về bao nhiêu từ việc bán? |
| Lợi nhuận gộp | Doanh thu thuần trừ giá vốn hàng bán | Sản phẩm có lãi trên từng món không? |
| Lợi nhuận hoạt động | Lợi nhuận gộp trừ chi phí vận hành (thuê, lương, điện, marketing, phí sàn, khấu hao) | Mô hình cửa hàng có tự nuôi được nó không? |
| Lợi nhuận trước thuế | Lợi nhuận hoạt động trừ lãi vay, cộng trừ khoản bất thường | Sau khi trả chi phí vốn vay còn bao nhiêu? |
| Lợi nhuận ròng | Lợi nhuận trước thuế trừ thuế | Chủ tiệm thật sự giữ lại bao nhiêu? |
Biên lợi nhuận gộp bằng lợi nhuận gộp chia doanh thu thuần; biên lợi nhuận ròng bằng lợi nhuận ròng chia doanh thu thuần. Hai tỷ lệ này cho phép so một tháng doanh thu 80 triệu với một tháng doanh thu 150 triệu một cách công bằng.
Với hộ kinh doanh nhỏ, tầng lợi nhuận hoạt động thường là tầng đáng nhìn nhất, vì nó cho biết mặt bằng, nhân sự và cách vận hành hiện tại có đứng được trên đôi chân của mình không, trước khi bị ảnh hưởng bởi chuyện vay vốn hay thuế. Nếu tầng này âm nhiều tháng liền, đổi nguồn vốn hay xin giảm lãi suất cũng không cứu được.
Ví dụ: báo cáo lãi lỗ một tháng của tiệm bánh ngọt nhỏ (giả định)
Giả định một tiệm bánh ngọt có mặt bằng nhỏ, bán tại quầy và qua ứng dụng giao đồ ăn, chủ tiệm làm bánh cùng hai nhân viên. Mọi con số là giả định để minh hoạ cách đọc.
| Khoản mục | Số tiền (triệu đồng) |
|---|---|
| Doanh thu theo giá niêm yết | 120 |
| Trừ giảm giá, khuyến mãi, đơn huỷ hoàn | −4 |
| Doanh thu thuần | 116 |
| Giá vốn hàng bán (bột, bơ, trứng, kem, hộp, hao hụt) | −52 |
| Lợi nhuận gộp (biên gộp khoảng 55%) | 64 |
| Thuê mặt bằng | −15 |
| Lương hai nhân viên | −18 |
| Lương của chủ tiệm | −12 |
| Điện, nước, gas | −6 |
| Phí ứng dụng giao đồ ăn và cổng thanh toán | −7 |
| Quảng cáo, in ấn, quà tặng | −4 |
| Khấu hao lò nướng, tủ lạnh, sửa sang | −3 |
| Chi phí khác | −2 |
| Lợi nhuận hoạt động | −3 |
| Lãi vay mua thiết bị | −1 |
| Lợi nhuận trước thuế | −4 |
Tiệm có biên lợi nhuận gộp khoảng 55%, nghe rất ổn, và chủ tiệm thấy ngày nào cũng bận rộn. Nhưng sau khi trừ đủ chi phí vận hành và lãi vay, tháng này lỗ khoảng 4 triệu đồng, biên lợi nhuận âm khoảng 3,4%.
Nếu chủ tiệm bỏ qua lương của mình và khấu hao, như rất nhiều người vẫn làm, báo cáo sẽ cho thấy lãi khoảng 11 triệu đồng. Con số đó không sai về mặt tiền vào tiền ra trong tháng, nhưng nó che đi sự thật: tiệm chỉ trả được cho chủ một khoản ít hơn lương đi làm thuê, và chưa để dành gì để thay lò khi hỏng.
Vì sao bán đắt hàng mà vẫn lỗ
Biên gộp đúng nhưng chi phí cố định quá nặng. Mặt bằng đắt, nhiều nhân viên so với lượng khách khiến lợi nhuận gộp không đủ phủ. Đông khách vào giờ cao điểm nhưng vắng phần còn lại trong ngày là tình huống điển hình.
Bán nhiều qua kênh có phí phần trăm cao. Đơn qua ứng dụng giao đồ ăn hay sàn thương mại điện tử bị trừ một phần đáng kể giá bán. Khi tỷ trọng đơn online tăng mà giá không điều chỉnh, lợi nhuận mỗi đơn mỏng dần dù tổng số đơn tăng.
Khuyến mãi kéo doanh thu nhưng ăn vào lãi. Chương trình giảm giá, mã miễn phí giao hàng làm tiệm đông hơn, doanh thu tăng, nhưng biên gộp tụt. Nhiều chủ tiệm chỉ nhìn doanh thu nên không thấy.
Giá vốn tăng âm thầm. Bơ, sữa, bao bì lên giá từng chút một trong khi bảng giá giữ nguyên cả năm. Mỗi tháng biên gộp giảm một hai điểm phần trăm, cộng lại thành khoản lớn.
Hao hụt và thất thoát. Bánh để qua ngày bỏ đi, nguyên liệu hết hạn, nhân viên làm sai, tiền thối nhầm. Những khoản này không có dòng riêng trong sổ nhưng hiện ra ở chỗ giá vốn thực tế cao hơn giá vốn tính toán.
Nhầm tiền trong két với lợi nhuận. Tiền mặt thu trong ngày gồm cả phần sẽ phải trả nhà cung cấp, trả lương cuối tháng, trả tiền thuê quý sau. Thấy két đầy mà tiêu bớt là lý do phổ biến khiến cuối tháng thiếu tiền.
Các khoản chủ tiệm hay quên đưa vào lợi nhuận ròng
Dò danh sách này mỗi lần làm báo cáo lãi lỗ. Mỗi khoản bỏ sót làm lợi nhuận ròng trông đẹp hơn thực tế.
- Lương của chính mình và người nhà phụ giúp. Ghi bằng mức sẽ phải trả nếu thuê người ngoài làm đúng việc đó.
- Khấu hao. Chia giá mua máy móc, chi phí sửa sang mặt bằng cho số tháng dự kiến sử dụng. Ví dụ máy 90 triệu dùng 36 tháng là 2,5 triệu mỗi tháng.
- Tiền cọc mặt bằng và tiền thuê trả trước. Tiền thuê trả một lần cho sáu tháng cần chia đều cho sáu tháng, không dồn vào tháng trả.
- Chi phí bảo trì, sửa chữa định kỳ. Vệ sinh máy lạnh, thay ron tủ lạnh, sửa máy pha. Nên trích trước một khoản nhỏ mỗi tháng.
- Lãi vay và phí trả góp. Chỉ phần lãi là chi phí; phần trả gốc không phải chi phí nhưng vẫn là tiền phải chi ra.
- Thuế và lệ phí. Hộ kinh doanh có nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành; cách tính có thể dựa trên doanh thu, nên có trường hợp tiệm lỗ vẫn phát sinh thuế phải nộp. Quy định thay đổi theo từng giai đoạn, hãy hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc tra trên trang chính thức của ngành thuế.
- Phí ngân hàng, phí máy quẹt thẻ, phí phần mềm. Từng khoản nhỏ nhưng chạy đều mỗi tháng.
Đưa đủ các khoản này vào, lợi nhuận ròng có thể giảm hẳn so với cảm nhận ban đầu. Đó không phải tin xấu; đó là bức tranh thật mà bạn cần để quyết định tăng giá, cắt chi phí hay đổi mô hình.
Đọc biên lợi nhuận qua từng tháng và hành động
Một báo cáo lãi lỗ đơn lẻ ít ý nghĩa. Giá trị nằm ở việc so sánh: đặt sáu tháng cạnh nhau và nhìn xu hướng của biên gộp, tỷ lệ từng nhóm chi phí trên doanh thu thuần và biên ròng. Biên gộp giảm dần mà giá bán không đổi thì kiểm lại giá nhập và hao hụt. Biên gộp ổn định mà biên ròng giảm thì một khoản chi phí vận hành đang phình ra, thường là lương, phí sàn hoặc quảng cáo.
Với tiệm bánh trong ví dụ, các hướng xử lý có thể là: tăng nhẹ giá trên ứng dụng giao đồ ăn để bù phí; cắt giờ làm của một nhân viên vào khung vắng khách; giảm số bánh làm sẵn cuối ngày để bớt hao hụt; giới thiệu thêm món có biên gộp cao như bánh theo đơn đặt trước. Mỗi thay đổi nên thử một tháng rồi đọc lại báo cáo để xem tác động thật.
Cách làm báo cáo cho tiệm nhỏ không cần phần mềm kế toán. Mỗi ngày ghi hai cột: tiền thu theo từng kênh (quầy, ứng dụng, chuyển khoản) và tiền chi kèm loại chi phí. Cuối tháng cộng theo loại, kiểm kho để tính giá vốn đúng, rồi đổ vào khung bảng phía trên. Lần đầu mất vài giờ, từ tháng thứ hai chỉ còn khoảng một giờ vì các dòng chi phí cố định gần như lặp lại.
Không có tỷ lệ biên lợi nhuận "chuẩn" cho mọi cửa hàng. Đồ uống pha chế thường có biên gộp cao nhưng chi phí mặt bằng và nhân sự lớn; tạp hoá có biên gộp mỏng nhưng bán được khối lượng lớn với ít nhân sự. Hãy so với chính mình qua các tháng và với kế hoạch đã đặt ra, đừng so với con số nghe được từ ngành khác.
Câu hỏi thường gặp
Lợi nhuận và dòng tiền khác nhau thế nào?
Lợi nhuận ghi nhận doanh thu và chi phí theo kỳ phát sinh, kể cả khoản chưa thu hay chưa trả. Dòng tiền là tiền thực sự vào và ra tài khoản. Tiệm có thể có lãi trên sổ nhưng thiếu tiền vì khách nợ, hàng tồn nhiều hoặc vừa trả trước tiền thuê nửa năm.
Biên lợi nhuận gộp bao nhiêu là tốt?
Phụ thuộc ngành và mô hình. Biên gộp chỉ có nghĩa khi đặt cạnh tỷ lệ chi phí vận hành của chính tiệm bạn. Nếu chi phí vận hành chiếm 50% doanh thu thuần, biên gộp phải trên 50% mới có lãi. Hãy tính ngược từ chi phí của mình để biết biên gộp tối thiểu cần đạt.
Có cần làm báo cáo lãi lỗ hằng tháng khi chỉ là tiệm nhỏ?
Nên làm, dù chỉ trên một trang bảng tính. Mỗi tháng mất khoảng một giờ nếu bạn ghi chép thu chi đều đặn hằng ngày. Không có báo cáo, bạn chỉ biết tiệm lãi hay lỗ khi tiền hết, lúc đó thường đã muộn để điều chỉnh.
Khấu hao có phải chi tiền ra không?
Không, khấu hao là cách chia khoản tiền đã chi một lần cho nhiều tháng sử dụng. Tháng nào cũng ghi khấu hao để lợi nhuận phản ánh đúng việc máy móc đang hao mòn. Nhiều tiệm để riêng một khoản tiền tương ứng mỗi tháng để khi cần thay máy đã có sẵn.
Lợi nhuận ròng âm một tháng có đáng lo không?
Một tháng lỗ chưa nói lên nhiều, nhất là tháng có chi phí bất thường hay mùa thấp điểm. Đáng lo khi lỗ kéo dài ba tháng trở lên, hoặc biên ròng giảm liên tục dù doanh thu tăng. Lúc đó cần xem lại từng tầng của báo cáo để tìm khoản đang phình ra.
Rút tiền tiệm ra tiêu cá nhân thì ghi thế nào?
Nếu đã ghi lương cho chủ trong chi phí, phần rút ra ngoài lương là chia lợi nhuận hoặc rút vốn, không phải chi phí của tiệm. Tách riêng tài khoản hoặc két tiền của tiệm và của gia đình giúp báo cáo lãi lỗ không bị lẫn các khoản chi tiêu cá nhân.
