Ma trận Eisenhower là cách chia mọi việc cần làm thành 4 ô dựa trên hai câu hỏi: việc này có quan trọng không, và có khẩn cấp không. Việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp thì làm ngay; quan trọng nhưng chưa gấp thì lên lịch; gấp nhưng không quan trọng thì giao lại hoặc làm thật nhanh; không quan trọng cũng không gấp thì bỏ.
Tên gọi gắn với cựu Tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower: trong một bài phát biểu năm 1954, ông dẫn lời một hiệu trưởng đại học, đại ý rằng việc gấp thường không quan trọng, còn việc quan trọng hiếm khi gấp. Cách chia bốn ô này được phổ biến rộng nhờ cuốn "7 thói quen của người thành đạt" của Stephen Covey. Giá trị lớn nhất của nó không phải ô số 1, mà là giúp bạn nhìn thấy ô số 2 — nơi chứa những việc làm thay đổi cuộc sống nhưng luôn bị đẩy lùi.
Bốn ô của ma trận và cách xử lý từng ô
Bạn có thể kẻ một tờ giấy thành bốn ô, trục ngang là khẩn cấp, trục dọc là quan trọng. Mỗi ô có một hành động riêng:
| Ô | Đặc điểm | Hành động | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| 1. Quan trọng + khẩn cấp | Có hạn chót sát, hậu quả rõ nếu trễ | Làm ngay, tự làm | Nộp hồ sơ hết hạn chiều nay, con sốt cao, sự cố mất dữ liệu khách hàng |
| 2. Quan trọng + không khẩn cấp | Ảnh hưởng lâu dài, không ai thúc | Lên lịch cụ thể ngày giờ | Tập thể dục, học kỹ năng mới, khám sức khoẻ định kỳ, lập quỹ khẩn cấp |
| 3. Không quan trọng + khẩn cấp | Gấp với người khác hơn với mục tiêu của bạn | Giao lại, gom làm nhanh, hoặc từ chối | Phần lớn cuộc gọi, tin nhắn nhóm, cuộc họp không cần bạn |
| 4. Không quan trọng + không khẩn cấp | Tiêu thời gian, ít giá trị | Bỏ hoặc giới hạn | Lướt mạng vô định, xem tiếp tập phim thứ năm, sắp xếp lại thư mục lần thứ ba |
Nhìn bảng sẽ thấy ô 1 và ô 3 đều "gấp", nên cảm giác bận rộn y như nhau. Khác biệt chỉ lộ ra khi bạn hỏi: nếu không làm việc này, mục tiêu của chính mình có bị ảnh hưởng không? Nếu câu trả lời là không, đó là ô 3.
Phân biệt "quan trọng" và "khẩn cấp" sao cho đúng
Khẩn cấp là chuyện thời gian. Một việc khẩn cấp khi nó đòi được xử lý trong vài giờ hoặc trong ngày: có hạn chót, có người đang chờ, có tiếng chuông báo. Khẩn cấp thường ồn ào và dễ nhận ra.
Quan trọng là chuyện kết quả. Một việc quan trọng khi nó góp phần vào điều bạn thật sự muốn đạt: công việc ổn định, sức khoẻ, gia đình, tài chính, học hành. Việc quan trọng thường lặng lẽ, không ai nhắc, và hậu quả của việc bỏ bê chỉ hiện ra sau nhiều tháng.
Câu hỏi kiểm tra: một năm nữa có còn liên quan không? Trả lời tin nhắn nhóm ngay lập tức không ảnh hưởng gì sau một năm. Đều đặn ba buổi tập mỗi tuần thì có. Câu hỏi đơn giản này lọc được rất nhiều việc tưởng quan trọng.
Đừng phân loại theo cảm xúc. Việc mình thích không tự nhiên thành quan trọng, việc mình ngại cũng không tự nhiên thành không quan trọng. Người đang trì hoãn rất hay xếp nhầm việc khó vào ô 4 để có cớ bỏ.
Mỗi người một ma trận. Cùng một việc, với kế toán là ô 1 trong tuần quyết toán, với nhân viên thiết kế lại chỉ là ô 3. Ma trận phụ thuộc vào vai trò và mục tiêu của chính bạn, không có bảng chuẩn chung cho mọi người.
Cách lập ma trận cho tuần tới trong 15 phút
Nhiều người thử ma trận một lần rồi bỏ vì làm quá chi li. Cách gọn nhất là làm mỗi tuần một lần, tối chủ nhật hoặc sáng thứ hai:
- Viết ra hết mọi việc đang lởn vởn trong đầu, không cần thứ tự: công việc, việc nhà, giấy tờ, hẹn hò, mua sắm. Thường sẽ có 20–40 dòng.
- Gạch ngay những việc thuộc ô 4. Đây là bước dễ nhất và giải phóng nhiều chỗ nhất.
- Đánh dấu số 1 cho việc có hạn trong tuần và hậu quả rõ. Nếu có quá 5 việc ô 1, đó là dấu hiệu bạn đang sống trong chế độ chữa cháy (xem phần sau).
- Chọn 2–3 việc ô 2 và ghi thẳng vào lịch với ngày giờ cụ thể, ví dụ "thứ ba và thứ năm, 6h00–6h45: chạy bộ". Việc ô 2 không có giờ trên lịch gần như chắc chắn không được làm.
- Với việc ô 3, hỏi lần lượt: ai khác làm được không? gom chung vào một khung giờ được không? từ chối được không? Ghi chú hướng xử lý cạnh từng việc.
- Dán tờ ma trận cạnh bàn làm việc hoặc chụp lại làm hình nền khoá điện thoại để mỗi sáng nhìn lại.
Đừng cố đặt mọi việc vào đúng ô một cách hoàn hảo. Mục đích là ra được ba quyết định: việc gì làm ngay, việc gì phải có giờ trên lịch, việc gì được phép bỏ.
Ví dụ: ma trận một tuần của nhân viên văn phòng
Thử hình dung chị Hà, nhân viên kinh doanh, viết ra 18 việc vào tối chủ nhật. Ô 1 có ba việc: gửi báo giá cho khách đã hẹn thứ hai, nộp báo cáo doanh số tháng trước thứ tư, đưa con đi tiêm phòng theo lịch hẹn thứ năm. Ô 2 có bốn việc, chị chọn hai để ghi lịch: học thêm Excel 30 phút tối thứ ba và thứ sáu, đi bơi sáng thứ bảy. Hai việc còn lại (đọc sách nghề, lập quỹ dự phòng) để sang tuần sau.
Ô 3 có sáu việc: trả lời nhóm chat bộ phận, xác nhận lịch họp, đặt quà sinh nhật đồng nghiệp, in tài liệu cho buổi họp chung… Chị gom chúng vào khung 16h30–17h mỗi ngày và nhờ bạn cùng phòng đặt quà. Ô 4 có năm việc như xem lại hết video đã lưu, dọn lại thư mục ảnh; chị gạch luôn ba việc.
Kết quả là thay vì 18 việc ngang hàng, chị có ba việc phải xong, hai cuộc hẹn với chính mình, một khung giờ gom việc vặt. Tuần trôi qua bớt rối hẳn, dù số việc gần như không đổi.
Ô số 2 — nơi cuộc sống thật sự thay đổi
Hầu hết khủng hoảng trong ô 1 bắt nguồn từ việc bỏ bê ô 2. Xe chết máy giữa đường vì cả năm không bảo dưỡng. Báo cáo cuối quý thành chữa cháy vì không ai cập nhật số liệu hằng tuần. Đau lưng phải nghỉ làm vì nhiều năm ngồi sai tư thế và không vận động. Khi đầu tư đều đặn vào ô 2, số việc nhảy vào ô 1 giảm dần.
Vấn đề là ô 2 không bao giờ thúc giục bạn. Không có ai gọi điện nhắc bạn đọc sách, khám răng hay lập quỹ dự phòng. Vì vậy cách duy nhất để làm ô 2 là biến nó thành lịch hẹn với chính mình, đặt vào giờ ít bị quấy rầy nhất (sáng sớm, trưa, hoặc tối sau khi con ngủ), và coi trọng nó như một cuộc hẹn với khách hàng.
Lời khuyên thực tế: bắt đầu với một việc ô 2 duy nhất trong một tháng, ví dụ đi bộ 30 phút ba buổi mỗi tuần, hoặc dành 20 phút mỗi tối học tiếng Anh. Khi việc đó thành nếp, mới thêm việc thứ hai. Dồn năm việc ô 2 cùng lúc là cách nhanh nhất để bỏ cả năm.
Khi ô số 1 lúc nào cũng đầy: dấu hiệu sống trong chế độ chữa cháy
Nếu tuần nào bạn cũng có hơn năm việc gấp và quan trọng, vấn đề không nằm ở kỹ năng làm nhanh mà ở cách công việc đang được tổ chức. Có ba nguyên nhân hay gặp. Thứ nhất, việc ô 2 bị bỏ bê quá lâu nên giờ đồng loạt chuyển thành khủng hoảng. Thứ hai, bạn nhận quá nhiều việc so với sức, không dám từ chối. Thứ ba, những người khác chuyển sự gấp gáp của họ sang bạn, và bạn coi mọi yêu cầu là ô 1.
Cách gỡ dần: mỗi khi xong một việc ô 1, tự hỏi "lần sau làm gì từ sớm để việc này không thành gấp?" và ghi câu trả lời thành một việc ô 2. Với yêu cầu từ người khác, hỏi rõ hạn chót thật ("chiều nay hay cuối tuần cũng được ạ?"); rất nhiều việc được gửi kèm chữ "gấp" nhưng thực ra chờ được vài ngày.
Nếu sau một hai tháng ô 1 vẫn quá tải, đã đến lúc nói chuyện với quản lý về khối lượng việc, kèm danh sách cụ thể những gì bạn đang gánh. Một danh sách rõ ràng thuyết phục hơn nhiều so với câu "em bận quá".
Sai lầm hay gặp khi dùng ma trận Eisenhower
Ma trận đơn giản đến mức dễ dùng sai. Những lỗi dưới đây khiến nó thành một tờ giấy đẹp mà không đổi được gì:
- Coi mọi việc là ô 1. Nếu ô nào cũng quan trọng thì không có gì quan trọng. Ô 1 lý tưởng chỉ có vài việc mỗi tuần.
- Xoá sạch ô 4. Nghỉ ngơi, giải trí có chủ đích không phải ô 4 mà thuộc ô 2, vì nó giữ sức cho bạn. Ô 4 là giải trí vô định, kéo dài quá mức mình muốn.
- Giao việc nhưng không theo dõi. Việc ô 3 giao cho người khác vẫn cần một mốc kiểm tra, nếu không nó quay lại thành ô 1 vào phút chót.
- Làm ma trận mỗi giờ. Phân loại liên tục tốn thời gian hơn làm việc. Mỗi tuần một lần, mỗi sáng liếc lại 2 phút là đủ.
- Không đối chiếu với lịch. Ma trận cho biết làm gì, còn lịch cho biết làm lúc nào. Thiếu bước ghi vào lịch, ô 2 vẫn chỉ là mong ước.
Ma trận cũng kết hợp tốt với phương pháp Pomodoro: ma trận chọn ra việc đáng làm, Pomodoro giúp ngồi xuống làm việc đó cho tới nơi.
Câu hỏi thường gặp
Ma trận Eisenhower khác gì danh sách việc cần làm thông thường?
Danh sách thông thường chỉ liệt kê việc, nên người ta hay làm từ trên xuống hoặc chọn việc dễ trước. Ma trận buộc bạn quyết định giá trị và độ gấp của từng việc, từ đó biết việc nào phải lên lịch, việc nào giao đi và việc nào được bỏ hẳn.
Học sinh, sinh viên dùng ma trận này thế nào?
Ô 1 là bài kiểm tra và hạn nộp bài trong tuần. Ô 2 là ôn bài đều mỗi ngày, học ngoại ngữ, ngủ đủ, vận động. Ô 3 là nhiều tin nhắn nhóm và lời rủ rê đột xuất. Ô 4 là lướt mạng không mục đích. Ôn đều ô 2 giúp mùa thi bớt chữa cháy.
Nên dùng giấy hay ứng dụng để làm ma trận?
Giấy nhanh và dễ nhìn tổng thể, hợp với người mới. Ứng dụng ghi chú hay quản lý công việc tiện khi danh sách dài và cần nhắc giờ. Công cụ không quan trọng bằng thói quen xem lại mỗi tuần. Chọn thứ bạn sẽ mở ra thường xuyên.
Việc nhà như nấu cơm, giặt đồ xếp vào ô nào?
Việc lặp lại hằng ngày thường không cần đưa vào ma trận, chỉ cần cố định giờ làm. Ma trận dành cho những việc đòi quyết định. Riêng việc nhà phát sinh như sửa ống nước rò thì xếp theo mức độ hậu quả nếu để lâu.
Không có ai để giao việc ô 3 thì làm sao?
Gom chúng vào một hoặc hai khung giờ cố định trong ngày, làm liền một lượt cho nhanh, thay vì để chúng ngắt quãng việc chính. Đồng thời tập từ chối lịch sự những yêu cầu không thuộc trách nhiệm của mình, hoặc đề nghị một thời điểm khác thuận tiện hơn.
