Không có một con số vốn chung cho mọi quán cà phê, vì chi phí phụ thuộc gần như hoàn toàn vào quy mô và vị trí. Theo các bảng giả định trong bài, một xe đẩy hay ki-ốt cà phê mang đi có thể bắt đầu với vài chục triệu đồng, một quán nhỏ 20–40 m² thường cần vài trăm triệu, còn quán ngồi rộng có máy lạnh dễ lên tới hàng tỷ đồng. Các con số này chỉ để hình dung cơ cấu chi phí; giá thật ở thành phố lớn và tỉnh lẻ chênh nhau rất nhiều.
Điều quan trọng hơn con số tổng là biết vốn đi vào những khoản nào và giữ lại bao nhiêu tiền dự phòng. Rất nhiều quán đóng cửa không phải vì đồ uống dở mà vì tiêu hết tiền vào sửa sang, đến tháng thứ ba thì không còn tiền trả mặt bằng. Bài liệt kê đủ các khoản, đưa bảng giả định theo ba quy mô và chỉ ra những khoản người mới hay đánh giá thấp.
Danh sách đầy đủ các khoản vốn ban đầu
Dù mở quy mô nào, vốn ban đầu đều rơi vào những nhóm dưới đây. Lập bảng tính với từng dòng, điền giá đã hỏi được, dòng nào chưa có giá thì đánh dấu để đi hỏi.
- Mặt bằng: tiền cọc (thường tương đương vài tháng tiền thuê), tiền thuê trả trước theo kỳ, phí sang nhượng nếu nhận lại quán cũ, phí môi giới nếu có.
- Sửa sang: điện, nước, thoát nước sàn khu bar, chống thấm, sơn, trần, sàn, mặt dựng, quầy bar, khu vệ sinh, hút mùi.
- Máy móc và thiết bị: máy pha espresso hoặc dụng cụ pha phin số lượng lớn, máy xay cà phê, máy xay sinh tố, tủ mát, tủ đông, máy làm đá hoặc nguồn đá ổn định, bình đun, cân, dụng cụ bar.
- Nội thất: bàn ghế, kệ, đèn, quạt hoặc máy lạnh, cây xanh, đồ trang trí.
- Hệ thống bán hàng: máy tính tiền hoặc phần mềm trên máy tính bảng, máy in hoá đơn, mạng internet, camera.
- Nguyên liệu và vật tư lần đầu: hạt cà phê, sữa, đường, trà, siro, ly, nắp, ống hút, túi, khăn giấy.
- Giấy tờ và an toàn: đăng ký hộ kinh doanh, các điều kiện an toàn thực phẩm và phòng cháy theo quy định, bình chữa cháy, tủ thuốc.
- Khai trương và nhận diện: chụp ảnh đồ uống, ưu đãi tuần đầu, chi phí đưa quán lên các ứng dụng giao đồ ăn.
- Vốn lưu động dự phòng: tiền mặt để trả chi phí cố định và nhập hàng trong 3–6 tháng đầu khi doanh thu chưa đủ.
Bảng vốn ban đầu giả định theo ba quy mô
Các khoảng dưới đây là giả định minh hoạ cho một thành phố lớn, chỉ để thấy tỷ trọng giữa các khoản. Bạn cần thay bằng giá đã hỏi được ở khu mình; giá mặt bằng và chi phí sửa sang có thể chênh gấp nhiều lần giữa các khu vực.
| Khoản | Xe đẩy / ki-ốt mang đi | Quán nhỏ 20–40 m² | Quán ngồi 80–150 m² |
|---|---|---|---|
| Mặt bằng (cọc, thuê trước, sang nhượng) | 0–10 triệu (thuê chỗ đặt xe) | 25–60 triệu | 60–200 triệu |
| Sửa sang, điện nước, quầy bar | 8–20 triệu (đóng xe, quầy) | 50–150 triệu | 200–600 triệu |
| Máy móc pha chế | 5–25 triệu | 50–150 triệu | 100–300 triệu |
| Nội thất, máy lạnh, âm thanh | 2–5 triệu (dù, ghế nhựa) | 15–40 triệu | 120–370 triệu |
| Nguyên liệu, vật tư lần đầu | 3–5 triệu | 10–20 triệu | 20–40 triệu |
| Giấy tờ, an toàn, khai trương | 1–3 triệu | 5–15 triệu | 20–50 triệu |
| Dự phòng 3–6 tháng | 10–20 triệu | 90–200 triệu | 200–500 triệu |
| Tổng khoảng | 30–90 triệu | 245–635 triệu | 0,7–2,1 tỷ |
Để ý dòng dự phòng chiếm tỷ trọng lớn ở cả ba quy mô. Đây là dòng người mới hay cắt đầu tiên khi thấy tổng vốn vượt khả năng, và cũng là dòng quyết định quán có sống qua được giai đoạn chưa có khách quen hay không. Với quán nhỏ, chi phí cố định tiền mặt ở bảng dưới (không tính khấu hao) vào khoảng 30–55 triệu mỗi tháng, nên 90 triệu chỉ vừa đủ ba tháng ở mức thấp nhất; mức 200 triệu là giả định doanh thu đã bù được một phần từ tháng thứ hai. Nếu vốn không đủ, hãy giảm quy mô mặt bằng và sửa sang, đừng giảm dự phòng.
Chi phí hằng tháng cần tính trước (giả định cho quán nhỏ)
Chi phí hằng tháng quyết định bạn phải bán bao nhiêu ly mỗi ngày. Bảng giả định cho một quán nhỏ có chủ đứng quầy cùng hai nhân viên bán thời gian.
| Khoản hằng tháng | Giả định | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thuê mặt bằng | 8–15 triệu | Thường có điều khoản tăng giá theo năm |
| Lương nhân viên | 10–16 triệu | Bán thời gian theo ca; thêm thưởng lễ Tết |
| Lương chủ quán | 8–12 triệu | Nên ghi dù không rút ra, để biết quán có nuôi nổi mình |
| Điện, nước | 3–6 triệu | Máy lạnh, tủ mát, máy pha chạy cả ngày |
| Internet, phần mềm, phí ngân hàng | 0,5–1,5 triệu | Phí phần mềm bán hàng, phí nhận thanh toán |
| Khấu hao máy móc, sửa sang | 3–9 triệu | Chia tiền sửa sang, máy, nội thất cho khoảng 36 tháng |
| Marketing, khuyến mãi | 1–3 triệu | Tuần đầu nhiều hơn, sau đó giảm dần |
| Bảo trì, hao hụt, lặt vặt | 1–2 triệu | Vệ sinh máy, thay linh kiện, ly vỡ |
Nguyên liệu và bao bì không có trong bảng vì chúng tăng theo số ly bán ra; bạn tính chúng qua giá vốn mỗi ly. Lấy tổng chi phí hằng tháng chia cho phần chênh giữa giá bán và giá vốn mỗi ly là ra số ly cần bán để hoà vốn.
Những khoản người mới hay đánh giá thấp
Sửa sang luôn phát sinh. Mở trần ra mới thấy dột, đục tường mới thấy đường điện cũ, lát lại sàn thì thoát nước không đủ dốc. Nên cộng thêm khoảng 15–20% vào báo giá sửa sang làm phần phát sinh, và yêu cầu thợ báo giá theo hạng mục thay vì báo trọn gói chung chung.
Điện cho máy móc. Máy pha espresso, máy lạnh, tủ đông, máy làm đá cùng chạy dễ quá tải đường điện của nhà ở. Có mặt bằng phải nâng công suất công tơ hoặc kéo lại dây, tốn thêm cả tiền lẫn thời gian chờ.
Mặt bằng sang nhượng. Phí sang lại quán cũ có khi đắt ngang làm mới, mà máy móc, nội thất đi kèm đã cũ. Hỏi rõ vì sao chủ cũ nghỉ và kiểm từng món trước khi trả tiền.
Thời gian chưa có doanh thu. Từ lúc ký hợp đồng thuê đến ngày khai trương thường mất vài tuần đến hơn một tháng sửa sang. Trong thời gian đó bạn đã trả tiền thuê nhưng chưa bán được ly nào. Hãy thương lượng với chủ nhà vài tuần miễn tiền thuê để thi công.
Phí quyền tác giả âm nhạc. Phát nhạc ở nơi kinh doanh có thể phải trả phí bản quyền cho tổ chức đại diện quyền tác giả. Mức phí và cách tính tuỳ diện tích, loại hình; hãy tìm hiểu trước để tính vào chi phí.
Đào tạo và thử công thức. Tuần đầu nhân viên pha chưa đều tay, bạn sẽ đổ bỏ khá nhiều nguyên liệu thử. Lương nhân viên trong thời gian đào tạo trước khai trương cũng là chi phí thật.
Cách giảm vốn mà không đánh đổi sự an toàn
Có nhiều cách hạ vốn ban đầu mà không làm quán yếu đi. Mua máy cũ từ quán sang nhượng, có kiểm tra kỹ và có người hiểu máy đi cùng, có thể tiết kiệm đáng kể so với máy mới. Một số nhà cung cấp hạt cà phê có chương trình cho mượn hoặc hỗ trợ máy khi quán cam kết lấy hạt trong một thời gian; đọc kỹ điều kiện về sản lượng tối thiểu và chuyện trả máy khi đổi nhà cung cấp.
Bắt đầu nhỏ rồi mở rộng thường an toàn hơn mở lớn ngay. Một quầy mang đi với vài ghế ngoài hiên cho bạn thời gian học khách khu đó thích uống gì, đông vào giờ nào, chịu trả mức giá nào. Khi đã có lượng khách ổn định, việc thuê mặt bằng rộng hơn sẽ dựa trên số liệu thật thay vì phỏng đoán.
Nội thất là chỗ dễ tốn tiền nhất mà ít liên quan đến việc khách quay lại. Khách quay lại vì đồ uống ngon đều tay, giá hợp lý, phục vụ nhanh và chỗ ngồi đủ thoải mái. Một quán sạch sẽ, sáng sủa với ít món trang trí nhưng chọn kỹ thường hiệu quả hơn một quán đổ hàng trăm triệu vào thiết kế nhưng phải tăng giá để bù.
Trình tự chuẩn bị vốn trước khi đặt cọc
Làm theo thứ tự này để không bị dồn vào thế đã cọc rồi mới thấy thiếu tiền.
- Viết danh sách món dự định bán, tính giá vốn từng món và giá bán dự kiến.
- Khảo sát ít nhất ba mặt bằng, ghi giá thuê, tiền cọc, thời hạn, điều khoản tăng giá.
- Xin báo giá sửa sang theo hạng mục và báo giá máy móc từ hai ba nơi.
- Cộng vốn ban đầu, cộng thêm 15–20% phát sinh, cộng dự phòng 3–6 tháng chi phí cố định.
- Tính số ly cần bán mỗi ngày để hoà vốn với mặt bằng đang nhắm, so với lượng khách đếm được ở khu đó.
- Chỉ đặt cọc khi tổng vốn nằm trong khả năng mà không phải dùng đến tiền dự phòng cho sửa sang.
Câu hỏi thường gặp
Có nên vay tiền để mở quán cà phê không?
Vay một phần có thể hợp lý nếu bạn đã có kinh nghiệm và kế hoạch rõ, nhưng vay toàn bộ vốn cho lần kinh doanh đầu tiên là rủi ro cao. Tiền lãi và gốc phải trả đều đặn trong khi doanh thu tháng đầu chưa ổn định. Nếu vay, hãy tính khoản trả nợ hằng tháng vào chi phí cố định khi tính điểm hoà vốn.
Mở quán cà phê bao lâu thì thu hồi vốn?
Không có thời hạn chung. Thời gian thu hồi bằng tổng vốn đầu tư chia cho tiền lãi thực tế mỗi tháng sau khi đã trả đủ chi phí và lương chủ quán. Quán có lãi mỏng có thể mất vài năm mới thu hồi, và nhiều quán đóng cửa trước khi kịp hoàn vốn.
Nên mua máy pha mới hay máy cũ?
Máy cũ giúp giảm vốn nhưng cần người hiểu máy kiểm tra áp suất, nồi hơi, gioăng và tình trạng bơm trước khi mua. Máy mới có bảo hành và ổn định hơn nhưng đắt. Với quán nhỏ mới mở, máy cũ còn tốt kèm một thợ bảo trì quen là lựa chọn nhiều người dùng.
Mở quán cà phê cần những giấy tờ gì?
Thường cần đăng ký kinh doanh và đáp ứng các điều kiện về an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy theo quy mô. Yêu cầu cụ thể thay đổi theo loại hình và từng thời kỳ, nên bạn hãy tra trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt quán trước khi khai trương.
Tỷ lệ vốn dự phòng bao nhiêu là đủ?
Một mốc hay dùng là đủ tiền trả chi phí cố định trong ba đến sáu tháng, tính cả lương chủ quán. Nếu khu vực mới, chưa ai bán cà phê hoặc bạn chưa có kinh nghiệm, nên nghiêng về sáu tháng. Tiền dự phòng để riêng một tài khoản, không dùng cho sửa sang.
Mở quán cà phê ở nhà riêng có tiết kiệm nhiều không?
Tiết kiệm được tiền thuê và tiền cọc, là khoản cố định lớn nhất. Đổi lại, nhà ở trong hẻm sâu hay khu ít người qua lại sẽ khó kéo khách vãng lai. Hãy tính chi phí cơ hội: nếu cho thuê mặt bằng nhà mình được bao nhiêu tiền mỗi tháng, khoản đó cũng nên ghi vào chi phí khi đánh giá quán có lãi thật không.
