Một email tiếng Anh gọn gàng có năm phần: dòng tiêu đề nói rõ việc, lời chào (Dear Ms Lan, hoặc Hi Lan,), câu mở nêu lý do viết, thân thư một ý một đoạn, rồi câu chốt hành động và lời kết (Best regards, Kind regards…) kèm tên. Độ trang trọng do lời chào và lời kết quyết định, nên chọn hai chỗ này trước, phần giữa viết theo cho khớp.
Người Việt hay mất điểm ở ba chỗ: dịch thẳng câu tiếng Việt (“I send you the file” thay cho “Please find the file attached”), mở thư nào cũng “I am writing to…”, và thư dài một khối không xuống dòng. Dưới đây là bố cục, bảng chọn lời chào, mẫu câu theo tình huống và danh sách lỗi để bạn tự rà trước khi bấm gửi.
Bố cục 5 phần của một email tiếng Anh
Áp bố cục này cho gần như mọi email công việc, từ xin báo giá đến hẹn lịch họp. Viết theo đúng thứ tự giúp người nhận đọc lướt trên điện thoại vẫn nắm được việc.
- Subject (tiêu đề): 4–8 chữ, có danh từ chính và mốc thời gian nếu có. Tốt: “Request for quotation – office chairs”, “Meeting reschedule: Thu 14 Nov”. Kém: “Hello”, “Question”, “Urgent!!!”.
- Lời chào: Dear + danh xưng + họ với thư trang trọng (Dear Mr Smith,), Hi + tên với đồng nghiệp quen. Sau lời chào là dấu phẩy, xuống dòng rồi viết hoa chữ đầu câu tiếp theo.
- Câu mở: một câu nêu lý do. Nếu đã quen, có thể thêm một câu xã giao ngắn như “Hope you had a good weekend.” nhưng đừng quá một câu.
- Thân thư: mỗi đoạn 2–4 câu, một ý. Có từ ba yêu cầu trở lên thì đánh số để người nhận trả lời theo số.
- Câu chốt và lời kết: nói rõ bạn cần gì, khi nào (“Could you confirm by Friday, 15 November?”), rồi lời kết, tên, chức danh, đơn vị.
Mẹo kiểm nhanh: che hết thân thư, chỉ đọc tiêu đề và câu chốt. Nếu người lạ đọc hai dòng đó vẫn biết bạn muốn gì và hạn khi nào, email đã đạt phần khó nhất.
Dear hay Hi, Best regards hay Kind regards: chọn theo độ trang trọng
Không có lời chào “đúng” tuyệt đối, chỉ có lời chào hợp với quan hệ. Khi chưa chắc, chọn mức trang trọng hơn một bậc rồi điều chỉnh theo cách người kia trả lời: họ ký “Thanks, John” thì lần sau bạn có thể dùng Hi John.
| Tình huống | Lời chào | Lời kết |
|---|---|---|
| Không biết tên người nhận (gửi phòng ban, hộp thư chung) | Dear Sir or Madam, / Dear Hiring Team, / Dear Customer Service Team, | Yours faithfully, (Anh) hoặc Sincerely, / Kind regards, |
| Biết tên, lần đầu liên hệ, đối tác, khách hàng | Dear Ms Nguyen, / Dear Mr Brown, | Kind regards, / Best regards, / Yours sincerely, |
| Đã trao đổi vài lần, quan hệ công việc bình thường | Dear Anna, / Hello Anna, | Best regards, / Best wishes, |
| Đồng nghiệp cùng nhóm, người quen | Hi Anna, / Hi team, | Best, / Thanks, / Cheers, (Anh, Úc) |
| Thư nhờ vả, cảm ơn trước | theo mức quan hệ ở trên | Thanks in advance, / Many thanks, |
Với phụ nữ, dùng Ms khi không biết tình trạng hôn nhân; Mrs và Miss dễ gây khó chịu. Tiếng Anh Mỹ viết Mr. và Ms. có dấu chấm, tiếng Anh Anh thường bỏ dấu chấm, cả hai đều đúng. Đừng ghép “Dear Mr Anna” (danh xưng phải đi với họ, không đi với tên riêng) và đừng dùng “Dear Sir” khi người nhận có thể là nữ.
Tên người Việt gửi đối tác nước ngoài hay gây rối: họ Nguyen đứng đầu nên người ta gọi nhầm “Mr Minh” thành “Mr Nguyen Van”. Ở chữ ký, viết rõ tên gọi, ví dụ “Tran Thi Mai (Ms)” hoặc ghi “Please call me Mai”.
Mẫu câu mở đầu thay cho “I am writing to”
Phản hồi email trước: “Thank you for your email about the delivery schedule.” hoặc “Thanks for getting back to me so quickly.” Câu cảm ơn vừa lịch sự vừa cho biết bạn đang trả lời việc gì.
Tiếp nối cuộc gọi, cuộc họp: “Following our call this morning, I am sending the revised timeline.” hoặc “As discussed in yesterday’s meeting, …”. Cấu trúc “Following + sự kiện” rất hay dùng và gọn.
Liên hệ lần đầu: “My name is Hoa, and I handle purchasing at ABC Company.” rồi vào thẳng việc. Không cần kể lịch sử công ty ở câu đầu.
Hỏi thông tin: “I would like to ask about…” hoặc “Could you let me know whether…”. Với người quen chỉ cần “Quick question about…”.
Khi nào vẫn dùng “I am writing to”: thư rất trang trọng gửi người lạ, như thư xin việc, khiếu nại chính thức, thư gửi cơ quan. Một lần ở câu đầu là đủ, đừng lặp lại ở đoạn sau. Trong thư nội bộ hằng ngày, câu này làm email cứng như văn bản hành chính.
Mẫu câu cho từng tình huống hay gặp
Các câu dưới đây dùng được ngay, chỉ cần thay chi tiết trong ngoặc. Chúng ở mức lịch sự trung bình, hợp với hầu hết thư công việc.
- Gửi tệp đính kèm: “Please find attached the [report] for [October].” / “I have attached the signed contract.” / “Attached is the updated price list.” Đừng viết “I send you the file in attachment”.
- Xin thông tin, báo giá: “Could you send me a quotation for 50 units, including delivery to Hanoi?” / “I would appreciate it if you could share the technical specifications.”
- Nhắc việc lần một: “I just wanted to follow up on my email from Monday regarding [the invoice].” Lần hai, thẳng hơn: “Could you give me an update by Thursday? We need it to close the month.”
- Xin lỗi vì trả lời chậm hoặc nhầm lẫn: “Sorry for the late reply.” / “Apologies for the confusion – the correct date is 20 November.” Xin lỗi một câu rồi đưa giải pháp, không giải thích dài.
- Từ chối khéo: “Unfortunately, we are unable to offer a discount on this order. However, we can include free delivery.”
- Hẹn lịch: “Would Tuesday at 10 a.m. (Vietnam time, GMT+7) work for you?” Luôn ghi múi giờ khi làm việc với người ở nước khác.
- Câu chốt: “Please let me know if you have any questions.” / “I look forward to hearing from you.” (to + V-ing: hearing, không phải hear).
Lỗi hay gặp khi người Việt viết email tiếng Anh
Dịch thẳng từ tiếng Việt. “Please reply me soon” (đúng là “Please reply soon” hoặc “Please reply to me”), “I will send it for you” (đúng: send it to you), “Do you have any question?” (đúng: any questions, số nhiều). Sau khi viết, đọc lại các động từ đi với giới từ: reply to, discuss (không có about), contact (không có with).
Viết hoa và gạch chân để nhấn mạnh. Chữ in hoa cả câu đọc như đang quát. Muốn nhấn mạnh hạn chót, đưa nó lên tiêu đề hoặc in đậm đúng một cụm.
Lạm dụng “kindly”. “Kindly send me the file” nghe như ra lệnh khéo, nhiều người bản ngữ không thích. Thay bằng “Could you please send me the file?”.
Quên tệp đính kèm. Thói quen an toàn: đính kèm tệp trước, viết thư sau, điền người nhận cuối cùng. Cách này cũng tránh bấm gửi khi thư chưa xong.
Viết tắt kiểu nhắn tin. “Pls”, “u”, “asap” không hợp với khách hàng hay cấp trên. Trong thư nội bộ thân quen thì “ASAP” vẫn gặp, nhưng thêm mốc ngày cụ thể vẫn rõ hơn.
Một khối chữ dài. Email trên điện thoại hiển thị khoảng 35–45 ký tự mỗi dòng; đoạn quá 5 dòng trên máy tính sẽ thành một bức tường trên điện thoại.
Một email mẫu hoàn chỉnh và vì sao nó ổn
Tình huống: bạn làm mua hàng, cần nhắc nhà cung cấp nước ngoài gửi báo giá đã hứa từ tuần trước. Email dưới đây gói đủ năm phần trong khoảng 90 chữ.
Subject: Follow-up: quotation for 200 office chairs
Dear Mr Lee,
I hope you are well. I am following up on our call last Tuesday about the quotation for 200 ergonomic office chairs.
Could you please send us the quotation, including delivery costs to Ho Chi Minh City and the expected lead time? We plan to place the order before 30 November, so we would need your quotation by Friday, 22 November.
Please let me know if you need any further details from our side.
Kind regards,
Le Thanh Huong (Ms)
Purchasing Executive, ABC Trading
Điểm đáng học: tiêu đề có chữ “Follow-up” và tên hàng, người nhận biết ngay đây là thư nhắc. Câu mở nhắc lại sự kiện cụ thể (cuộc gọi hôm thứ Ba) thay vì “I am writing to remind you”. Yêu cầu nằm gọn trong một câu hỏi lịch sự với “Could you please”, kèm hai chi tiết cần có. Câu tiếp theo nêu lý do của hạn chót, khiến lời thúc giục nghe hợp lý chứ không gay gắt. Chữ ký ghi rõ tên gọi, danh xưng, chức danh để lần sau đối tác không gọi nhầm.
Nếu bạn viết bằng tiếng Việt trước rồi dịch, hãy dịch ý chứ không dịch câu: “Mong anh sớm phản hồi” không phải “Hope you reply me soon” mà là “I look forward to your reply” hoặc chỉ cần nêu hạn chót như mẫu trên.
Câu hỏi thường gặp
Best regards và Kind regards khác nhau thế nào?
Cả hai đều lịch sự và dùng được trong thư công việc. Kind regards hơi trang trọng hơn một chút, hợp với lần đầu liên hệ hoặc khách hàng. Best regards trung tính, dùng được hầu hết mọi lúc. Sự khác biệt rất nhỏ, quan trọng hơn là đừng dùng Love hay XOXO trong thư công việc.
Có cần dấu phẩy sau lời chào và lời kết không?
Thông lệ phổ biến là có: “Dear Ms Lan,” và “Best regards,” rồi xuống dòng viết tên. Một số người viết theo kiểu Mỹ dùng dấu hai chấm sau lời chào trong thư rất trang trọng. Không nên đặt dấu chấm sau lời kết.
Nên dùng Yours sincerely hay Yours faithfully?
Theo quy ước tiếng Anh Anh, Yours faithfully đi với thư không biết tên (Dear Sir or Madam), còn Yours sincerely đi với thư có tên người nhận. Tiếng Anh Mỹ ít dùng Yours faithfully, thường chỉ ghi Sincerely. Cả hai đều mang sắc thái trang trọng, ít gặp trong thư qua lại hằng ngày.
Trả lời email bằng Reply hay Reply all?
Reply all khi mọi người trong luồng thư đều cần biết câu trả lời, ví dụ chốt lịch họp. Nếu chỉ cảm ơn hoặc hỏi riêng một người, dùng Reply. Khi bỏ bớt người khỏi luồng, có thể ghi “Moving Anna to BCC” để mọi người hiểu vì sao danh sách thay đổi.
Viết email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh thế nào cho gọn?
Tiêu đề kiểu “Leave request: 18–20 November”. Thân thư nêu ngày nghỉ, lý do ngắn gọn, ai xử lý việc thay và cách liên lạc khi khẩn: “I would like to request leave from 18 to 20 November for a family matter. Minh will cover my tasks during this time.” Kết bằng câu xin xác nhận.
Làm sao biết email của mình có nghe tự nhiên không?
Cách tốt là sưu tầm email thật bằng tiếng Anh bạn nhận được từ đối tác, đánh dấu các câu hay rồi dùng lại. Có thể nhờ công cụ kiểm ngữ pháp bắt lỗi chính tả, nhưng vẫn tự quyết giọng văn. Đọc to email một lần trước khi gửi cũng giúp phát hiện câu lủng củng.
