Email xin việc chuẩn có ba phần: tiêu đề đúng định dạng nhà tuyển dụng yêu cầu (nếu không có yêu cầu thì dùng dạng Ứng tuyển [Vị trí] – [Họ tên]), thân thư ngắn khoảng 120–200 chữ nói bạn ứng tuyển vị trí gì, vì sao phù hợp và đính kèm những gì, và tệp CV dạng PDF đặt tên rõ ràng. Gửi từ địa chỉ email mang họ tên thật, không để trống thân thư.
Bộ phận tuyển dụng có thể nhận hàng trăm email cho một tin đăng. Họ lọc trước bằng tiêu đề, sau đó lướt thân thư vài giây rồi mới mở CV. Một email để trống thân thư, chỉ có tệp đính kèm tên "CV moi nhat.pdf", trông giống thư rác và rất dễ bị bỏ qua hoặc rơi nhầm vào hộp thư spam.
Bài này đi qua từng phần của email, có mẫu dùng ngay cho người mới ra trường và người đã đi làm, kèm cách xử lý khi gửi nhầm hoặc chưa nhận được phản hồi.
Tiêu đề: phần quyết định email có được mở hay không
Đọc lại tin tuyển dụng trước khi gõ tiêu đề. Rất nhiều tin ghi rõ "Tiêu đề email: [Mã vị trí] – Họ tên – Số năm kinh nghiệm". Có nơi dùng bộ lọc tự động theo đúng cú pháp đó để chia email vào thư mục từng vị trí; viết sai cú pháp là email của bạn có thể không bao giờ được thấy. Làm theo đúng từng dấu gạch, từng chữ viết hoa.
Nếu tin không yêu cầu gì, dùng một trong các dạng gọn: Ứng tuyển Nhân viên kinh doanh – Trần Thu Hà, hoặc thêm điểm mạnh ngắn: Ứng tuyển Kế toán tổng hợp – Lê Minh Quân – 3 năm kinh nghiệm. Với vị trí thực tập, ghi rõ Ứng tuyển Thực tập sinh Marketing – Nguyễn Văn An – Sinh viên năm cuối.
Tránh những tiêu đề như "Xin việc", "CV", "Gửi anh chị", "Ứng tuyển" trơn trụi, hay tiêu đề viết toàn chữ in hoa kèm nhiều dấu chấm than. Cũng đừng để tiêu đề tự sinh khi bạn chuyển tiếp một thư cũ, kiểu bắt đầu bằng "Fwd:" hay "Re:" không liên quan.
Nếu bạn ứng tuyển theo lời giới thiệu của một người trong công ty, có thể ghi thêm vào cuối tiêu đề "– Giới thiệu bởi anh Hùng phòng Kỹ thuật". Chỉ ghi khi người đó đã đồng ý cho bạn dùng tên.
Thân thư năm câu: viết theo thứ tự này
Thân thư không phải bản sao của CV. Nó là lời dẫn khiến người đọc muốn mở tệp đính kèm. Năm nhịp sau đủ cho phần lớn trường hợp:
- Lời chào có tên người nhận nếu biết, ví dụ "Kính gửi chị Phương, phòng Nhân sự". Không biết tên thì "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng". Tránh "Dear Sir/Madam" khi email viết bằng tiếng Việt.
- Câu mở nói rõ mục đích: bạn là ai, ứng tuyển vị trí gì, thấy tin ở đâu. "Em là Trần Thu Hà, vừa tốt nghiệp ngành Quản trị kinh doanh, em xin ứng tuyển vị trí Nhân viên kinh doanh được đăng trên trang tuyển dụng của công ty."
- Một đến hai câu về sự phù hợp, chọn điều khớp nhất với yêu cầu tin đăng, có số liệu nếu được. "Trong sáu tháng thực tập tại một công ty phân phối thiết bị văn phòng, em phụ trách chăm sóc khoảng 50 khách hàng doanh nghiệp nhỏ và mở thêm được 8 khách mới."
- Câu về tài liệu đính kèm: "Em gửi kèm CV và bảng điểm để anh chị tiện tham khảo."
- Câu kết và chữ ký: mong được trao đổi thêm, cảm ơn thời gian của người đọc, rồi chữ ký gồm họ tên, số điện thoại, đường dẫn hồ sơ nghề nghiệp nếu có.
Cả thư nên đọc xong trong khoảng nửa phút. Viết dài hơn mười dòng thì người đọc sẽ bỏ dở; viết ngắn hơn ba dòng thì trông như gửi hàng loạt cho mọi nơi. Xưng hô "em" và "anh chị" phổ biến với người trẻ ứng tuyển tại Việt Nam; với công ty nước ngoài hoặc vị trí cấp cao, có thể đổi sang cách trang trọng hơn.
Tệp đính kèm: định dạng, tên tệp và dung lượng
Phần đính kèm hỏng có thể làm hỏng cả một email viết tốt. Kiểm tra từng điểm sau:
- Định dạng PDF để bố cục giữ nguyên trên mọi máy, trừ khi tin yêu cầu tệp Word. Mở lại tệp PDF sau khi xuất để chắc phông tiếng Việt không bị lỗi dấu.
- Tên tệp có họ tên và vị trí: TranThuHa_NhanVienKinhDoanh_CV.pdf. Viết không dấu để tránh lỗi hiển thị trên một số hệ thống. Đừng dùng tên kiểu "CV final final 2.pdf".
- Dung lượng nhỏ, thường dưới 2 MB. CV có ảnh độ phân giải quá cao nên nén lại trước khi xuất.
- Không gửi đường dẫn tải về thay cho tệp nếu không được yêu cầu, vì người nhận phải mở trình duyệt và có khi phải xin quyền truy cập. Với hồ sơ năng lực dung lượng lớn như bộ ảnh thiết kế, có thể gửi CV dạng tệp, kèm thêm đường dẫn tới bộ sưu tập tác phẩm.
- Gom tài liệu phụ như bằng cấp, chứng chỉ thành một tệp PDF thứ hai thay vì đính kèm mười ảnh chụp riêng lẻ.
- Thư xin việc riêng (cover letter) chỉ cần khi tin yêu cầu. Nếu có, đính kèm thành tệp riêng và rút gọn thân email lại.
Lỗi đáng tiếc nhất là viết "em gửi kèm CV" nhưng quên đính kèm. Tập thói quen đính kèm tệp trước, viết thân thư sau, điền địa chỉ người nhận cuối cùng. Thứ tự này cũng giúp tránh bấm gửi khi thư còn chưa xong.
Mẫu email ứng tuyển dùng ngay
Mẫu cho người đã đi làm: Tiêu đề: Ứng tuyển Kế toán tổng hợp – Lê Minh Quân – 3 năm kinh nghiệm. Nội dung: "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng. Em là Lê Minh Quân, hiện là kế toán thuế tại một công ty sản xuất. Em được biết công ty đang tuyển vị trí Kế toán tổng hợp và xin gửi hồ sơ ứng tuyển. Trong ba năm qua, em phụ trách kê khai thuế hằng tháng, quyết toán năm và lập báo cáo tài chính cho công ty khoảng hai trăm nhân sự, đồng thời tham gia chuẩn hoá quy trình lưu chứng từ. Em gửi kèm CV để anh chị xem xét, và mong có dịp trao đổi thêm về cách em có thể hỗ trợ phòng kế toán. Trân trọng cảm ơn anh chị. Lê Minh Quân."
Mẫu cho sinh viên xin thực tập: Tiêu đề: Ứng tuyển Thực tập sinh Marketing – Nguyễn Văn An – Sinh viên năm cuối. Nội dung: "Kính gửi anh chị phụ trách tuyển dụng. Em là Nguyễn Văn An, sinh viên năm cuối ngành Marketing, có thể thực tập toàn thời gian từ tháng tới trong khoảng ba tháng. Ở câu lạc bộ truyền thông của trường, em phụ trách trang mạng xã hội trong một năm, lên lịch đăng bài hằng tuần và tự chụp, dựng phần lớn video ngắn. Em rất thích các chiến dịch gần đây của công ty dành cho khách hàng trẻ và muốn được học từ đội ngũ. Em gửi kèm CV và một số sản phẩm đã làm. Em cảm ơn anh chị đã dành thời gian đọc thư."
Hai mẫu khác nhau ở chỗ mẫu thực tập nói rõ thời gian có thể bắt đầu và kéo dài bao lâu, vì đó là thông tin nhà tuyển dụng cần nhất khi nhận thực tập sinh. Mẫu người đi làm đặt nặng phạm vi công việc đã làm. Bạn thay chi tiết của chính mình vào, đừng giữ nguyên câu chữ, vì người tuyển dụng đọc nhiều sẽ nhận ra mẫu chép.
Gửi lúc nào, theo dõi ra sao, gửi nhầm thì làm gì
Giờ gửi. Gửi trong giờ hành chính các ngày đầu tuần, khoảng giữa buổi sáng là lúc nhiều người đang xử lý hộp thư. Email đến lúc nửa đêm không bị loại, nhưng dễ bị vùi dưới hàng chục thư mới vào sáng hôm sau. Có thể soạn trước và dùng chức năng hẹn giờ gửi của dịch vụ email.
Gửi thử cho chính mình. Trước khi gửi thật, gửi một bản tới email phụ của bạn để xem tiêu đề, chữ ký, tệp đính kèm hiển thị ra sao trên cả máy tính và điện thoại.
Một email cho một nơi. Không gửi cùng lúc nhiều công ty bằng cách điền hàng loạt địa chỉ vào ô người nhận. Mỗi nơi cần lời chào và câu về sự phù hợp riêng.
Hỏi thăm tiến độ. Sau khoảng một đến hai tuần không có phản hồi, có thể trả lời ngay trên chuỗi email cũ một thư ngắn: nhắc lại vị trí, hỏi lịch sự về tiến độ, cảm ơn. Chỉ hỏi một lần. Không phản hồi sau đó thì nên chuyển sự chú ý sang cơ hội khác.
Gửi nhầm tệp hoặc sai tên công ty. Gửi ngay một email ngắn trên cùng chuỗi: xin lỗi vì nhầm lẫn, đính kèm lại tệp đúng. Đừng gửi thư dài giải thích. Nhà tuyển dụng thường thông cảm với một lỗi được sửa nhanh và gọn hơn là im lặng cho qua.
Câu hỏi thường gặp
Có nên viết email xin việc bằng tiếng Anh không?
Viết theo ngôn ngữ của tin tuyển dụng. Tin bằng tiếng Anh hoặc công ty nước ngoài thì viết tiếng Anh, ngắn gọn, câu đơn giản. Tin bằng tiếng Việt thì viết tiếng Việt, kể cả khi bạn giỏi tiếng Anh; có thể ghi trình độ ngoại ngữ trong thân thư nếu vị trí cần.
Có cần viết cả thư xin việc riêng lẫn thân email không?
Chỉ khi tin tuyển dụng yêu cầu cover letter. Khi đó thân email rút gọn còn ba bốn câu, giới thiệu và báo có đính kèm CV cùng thư xin việc. Nếu không có yêu cầu, thân email chính là thư xin việc, không cần thêm tệp riêng làm người đọc mất thời gian.
Email cá nhân nên đặt tên như thế nào?
Dùng họ tên viết liền không dấu, có thể thêm năm sinh hoặc chữ cái đầu nếu tên đã bị dùng. Tránh biệt danh, số dài vô nghĩa hay từ ngữ đùa vui. Nên tạo riêng một địa chỉ dùng cho công việc để thư tuyển dụng không lẫn với thư quảng cáo và mạng xã hội.
Gửi CV qua mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin có được không?
Được nếu nhà tuyển dụng đăng tin và yêu cầu như vậy. Khi nhắn, vẫn viết như một email thu nhỏ: chào, giới thiệu, vị trí ứng tuyển, đính kèm CV dạng PDF. Không gửi mỗi tệp mà không có lời nào, cũng không gửi ảnh chụp CV vì khó đọc và không lưu trữ được.
Công ty yêu cầu ghi lương mong muốn trong email thì ghi sao?
Ghi một khoảng đã tìm hiểu kỹ, nói rõ là gross hay net, và thêm câu sẵn sàng trao đổi thêm theo phạm vi công việc. Đặt câu này gần cuối thư, sau phần nói về sự phù hợp. Không đáp ứng yêu cầu này có thể khiến hồ sơ bị xem là không đầy đủ.
Có nên gửi email cho nhiều người trong công ty cùng lúc?
Không nên. Gửi cho địa chỉ ghi trong tin tuyển dụng là đủ. Gửi đồng thời cho trưởng phòng, giám đốc và nhân sự dễ bị xem là thiếu tôn trọng quy trình. Nếu có người quen giới thiệu, hãy nhờ họ chuyển tiếp hồ sơ thay vì tự gửi thêm.
