Việc mọi người hay gọi là “phô tô công chứng” đúng tên pháp lý là chứng thực bản sao từ bản chính. Bạn làm tại Uỷ ban nhân dân cấp xã (bộ phận một cửa) hoặc tại phòng công chứng, văn phòng công chứng; người ở nước ngoài làm tại cơ quan đại diện Việt Nam. Mang bản chính và bản phô tô, cán bộ đối chiếu rồi đóng dấu, ký xác nhận; thường lấy được trong ngày.
Theo Nghị định 23/2015, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong giao dịch, và pháp luật không đặt thời hạn sử dụng cho bản sao. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ cũng không được đòi bản sao có chứng thực nếu bạn đã mang bản chính để họ đối chiếu.
Phần dưới phân biệt công chứng với chứng thực, liệt kê giấy tờ bị từ chối, mẹo để không phải xếp hàng hai lần và cách dùng bản sao điện tử. Lệ phí và cách tổ chức ở từng nơi có thể khác nhau; hãy xem quy định hiện hành hoặc hỏi trực tiếp nơi làm.
Công chứng và chứng thực khác nhau thế nào
Hai từ hay bị dùng lẫn, nhưng là hai việc khác nhau với giá trị pháp lý khác nhau:
| Chứng thực | Công chứng | |
|---|---|---|
| Xác nhận điều gì | Bản sao đúng với bản chính; chữ ký là của người yêu cầu; một số hợp đồng đơn giản | Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và bản dịch |
| Ai làm | Uỷ ban nhân dân cấp xã, phòng và văn phòng công chứng (với chứng thực bản sao, chữ ký), cơ quan đại diện ở nước ngoài | Công chứng viên tại phòng công chứng, văn phòng công chứng |
| Việc hay gặp | Sao y bằng tốt nghiệp, căn cước, giấy khai sinh; ký xác nhận đơn, giấy uỷ quyền đơn giản | Hợp đồng mua bán nhà đất, tặng cho, uỷ quyền định đoạt tài sản, di chúc, văn bản thừa kế |
| Trách nhiệm về nội dung | Không chịu trách nhiệm về nội dung giấy tờ, chỉ xác nhận đúng bản chính, đúng chữ ký | Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của giao dịch |
Với việc sao y giấy tờ thông thường, Uỷ ban nhân dân cấp xã và văn phòng công chứng cho ra bản sao có giá trị như nhau. Chọn nơi nào tuỳ bạn thấy thuận tiện: ở xã thường rẻ và gần nhà nhưng chỉ làm giờ hành chính; văn phòng công chứng nhiều nơi làm cả thứ Bảy, ít phải chờ hơn.
Mang gì khi đi chứng thực bản sao
Chuẩn bị đúng giúp bạn xong trong một lần, kể cả khi phải sao nhiều loại giấy:
- Bản chính của giấy tờ cần sao. Không mang bản chính thì không chứng thực được, kể cả khi bạn có bản sao cũ đã chứng thực.
- Bản phô tô rõ nét, đủ các mặt có thông tin, đúng khổ giấy. Nhiều nơi có dịch vụ phô tô tại chỗ, nhưng tự phô tô trước giúp đỡ chờ.
- Đủ số bản cần dùng: đếm trước số hồ sơ sẽ nộp rồi cộng thêm một hai bản dự phòng. Sao một lần nhiều bản tiết kiệm thời gian hơn đi nhiều lần.
- Giấy tờ tuỳ thân khi chứng thực chữ ký: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu còn hạn, và bạn phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
- Bản chính đã hợp pháp hoá lãnh sự nếu giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.
Với giấy tờ nhiều trang như học bạ, hợp đồng, bản sao sẽ được đóng dấu giáp lai giữa các trang. Kiểm tra lại số trang, thứ tự trang trước khi nộp; bản sao thiếu trang thì cơ quan tiếp nhận có thể từ chối và bạn phải làm lại từ đầu.
Giấy tờ bị từ chối chứng thực
Bản chính bị tẩy xoá, sửa chữa. Giấy có chữ bị gạch, viết đè, thêm bớt nội dung không hợp lệ thì không được chứng thực bản sao. Phải xin cấp lại bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc.
Bản chính hư hỏng, cũ nát. Không đọc được nội dung, mất góc có dấu, mực phai đến mức không xác định được thông tin.
Giấy tờ có dấu mật hoặc ghi không được sao chụp. Một số tài liệu của cơ quan nhà nước có đóng dấu này, không được sao chứng thực.
Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hoá. Bằng cấp, giấy khai sinh do nước ngoài cấp phải hợp pháp hoá lãnh sự trước, trừ khi được miễn theo điều ước.
Giấy do cá nhân tự lập không có xác nhận. Đơn từ, bản kê khai do bạn tự viết không có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền thì không thuộc diện chứng thực bản sao; thay vào đó có thể chứng thực chữ ký trên giấy đó.
Nội dung trái pháp luật hoặc xuyên tạc người khác. Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối giấy tờ có nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội.
Bản sao dùng được bao lâu và khi nào không cần chứng thực
Một hiểu lầm rất phổ biến là “bản sao công chứng chỉ có giá trị 6 tháng”. Nghị định 23/2015 không đặt thời hạn cho bản sao chứng thực; bản sao có giá trị chừng nào thông tin trên bản chính còn đúng. Tuy nhiên, một số thủ tục cụ thể hoặc một số cơ quan tiếp nhận có quy định riêng yêu cầu bản sao mới, nhất là khi giấy tờ gốc có thể thay đổi như giấy tờ về cư trú, tình trạng hôn nhân. Hãy đọc hướng dẫn của nơi nhận hồ sơ.
Quan trọng không kém: nếu bạn nộp hồ sơ trực tiếp và mang theo bản chính để đối chiếu, cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu bản sao có chứng thực. Người tiếp nhận chỉ cần so bản phô tô với bản chính rồi ký xác nhận đã đối chiếu. Nắm điều này giúp bạn bớt được nhiều lần chạy đi chứng thực, ví dụ khi nộp hồ sơ nhập học hay hồ sơ xin việc trực tiếp.
Với thủ tục trực tuyến, bạn thường chỉ cần tải ảnh chụp hoặc bản scan bản chính, hoặc dùng giấy tờ đã có trong ví điện tử VNeID. Nhiều Uỷ ban nhân dân cấp xã đã cung cấp chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: bạn mang bản chính đến, nhận lại tệp điện tử có chữ ký số của cơ quan, dùng để nộp hồ sơ online nhiều lần.
Ngoài ra còn loại bản sao từ sổ gốc, do chính cơ quan đang lưu sổ gốc cấp, như trích lục khai sinh từ cơ quan hộ tịch, bản sao bằng tốt nghiệp từ trường. Loại này dùng khi bạn đã mất bản chính.
Mẹo để chứng thực nhanh, không phải quay lại
Những thói quen nhỏ sau giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, nhất là vào mùa nộp hồ sơ nhập học và tuyển dụng:
- Gọi hỏi hoặc xem thông báo giờ tiếp nhận của bộ phận một cửa; nhiều nơi chỉ chứng thực buổi sáng, hoặc ngưng nhận hồ sơ trước giờ đóng cửa.
- Đến trước 15 giờ: theo quy định, yêu cầu tiếp nhận sau 15 giờ có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.
- Sắp xếp sẵn bản chính và bản phô tô theo từng loại, kẹp riêng từng bộ để cán bộ đối chiếu nhanh.
- Kiểm tra bản phô tô không bị mất chữ ở mép, không bị đen nền ở phần dấu đỏ; giấy có dấu nổi nên phô tô đậm hơn một chút.
- Hỏi trước nơi nộp hồ sơ xem có thật sự cần bản sao chứng thực không, hay chỉ cần phô tô kèm bản chính đối chiếu.
- Nhận lại bản chính ngay khi xong, đếm đủ số bản sao, kiểm tra dấu và chữ ký trên từng bản trước khi rời quầy.
Về lệ phí: chứng thực bản sao tính theo trang theo biểu phí của nhà nước, mỗi trang chỉ vài nghìn đồng và có mức trần cho mỗi bản; văn phòng công chứng áp dụng cùng biểu lệ phí chứng thực và có thể thu thêm chi phí phô tô nếu bạn nhờ họ phô tô. Hãy hỏi trước tổng chi phí khi cần sao số lượng lớn.
Chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền: các bước
Giấy uỷ quyền nhờ người khác nộp hồ sơ, nhận kết quả, nhận lương hộ là loại giấy được chứng thực chữ ký nhiều nhất. Chứng thực chữ ký được dùng khi việc uỷ quyền không có thù lao, không kèm nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền và không liên quan tới chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng nhà đất; các trường hợp còn lại phải làm hợp đồng uỷ quyền tại tổ chức hành nghề công chứng. Các bước:
- Soạn giấy uỷ quyền ghi rõ thông tin hai bên, việc được uỷ quyền, thời hạn uỷ quyền. Chưa ký trước.
- Người uỷ quyền mang giấy uỷ quyền và thẻ căn cước đến Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc văn phòng công chứng.
- Ký trước mặt người thực hiện chứng thực; người này ghi lời chứng, ký và đóng dấu.
- Nhận lại giấy, kiểm tra lời chứng ghi đúng họ tên, số giấy tờ tuỳ thân và ngày chứng thực.
Người được uỷ quyền không bắt buộc phải có mặt khi chứng thực chữ ký. Nếu người uỷ quyền đang ở nước ngoài, có thể chứng thực chữ ký tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó rồi gửi giấy về.
Câu hỏi thường gặp
Có chứng thực bản sao ở xã khác nơi cư trú được không?
Được. Chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc nơi cư trú; bạn có thể làm tại bất kỳ Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc văn phòng công chứng nào thuận tiện.
Bản sao chứng thực có cần ghi ngày cấp gần đây không?
Pháp luật không đặt thời hạn chung cho bản sao chứng thực. Chỉ khi nơi tiếp nhận có yêu cầu riêng, ví dụ bản sao trong vòng 6 tháng, thì mới phải làm bản mới. Hãy đọc kỹ hướng dẫn hồ sơ.
Có chứng thực bản sao từ một bản sao được không?
Không. Chứng thực bản sao chỉ thực hiện khi đối chiếu với bản chính. Nếu bạn đã mất bản chính, hãy xin cấp bản sao từ sổ gốc tại cơ quan đã cấp giấy tờ đó.
Chứng thực chữ ký là gì, khi nào cần?
Đây là việc xác nhận chữ ký trên một giấy tờ đúng là của người yêu cầu, thường dùng cho giấy uỷ quyền đơn giản, đơn đề nghị, tờ khai. Bạn phải mang giấy tờ tuỳ thân và ký trực tiếp trước mặt người thực hiện.
Bản dịch giấy tờ sang tiếng nước ngoài làm ở đâu?
Bản dịch có thể chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch tại phòng, văn phòng công chứng. Nếu dùng để nộp cho đại sứ quán, kiểm tra trước yêu cầu của họ về người dịch.
Thẻ căn cước có cần chứng thực bản sao khi nộp hồ sơ không?
Nhiều thủ tục hiện tra thông tin căn cước trực tiếp trên hệ thống hoặc chấp nhận căn cước điện tử trên VNeID. Chỉ khi nơi nhận yêu cầu rõ bản sao chứng thực thì mới cần làm.
