Đăng ký khai sinh cho con: hồ sơ, thời hạn 60 ngày, làm online và lưu ý đặt tên

Đăng ký khai sinh cho con làm tại Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi cha hoặc mẹ cư trú, trong vòng 60 ngày kể từ ngày sinh. Hồ sơ gồm tờ khai đăng ký khai sinh và giấy chứng sinh do bệnh viện hoặc cơ sở y tế cấp; người đi đăng ký xuất trình giấy tờ tuỳ thân, và nếu cha mẹ đã kết hôn thì xuất trình thêm giấy chứng nhận kết hôn. Đăng ký đúng hạn không mất lệ phí.

Nếu hồ sơ đủ, nộp trước 15 giờ thường được trả giấy khai sinh ngay trong ngày. Khi đăng ký, trẻ được cấp số định danh cá nhân — con số dùng cho mọi thủ tục sau này từ thẻ bảo hiểm y tế, nhập học tới làm căn cước. Cha mẹ cũng có thể nộp trực tuyến theo nhóm thủ tục liên thông khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi.

Dưới đây là cách chuẩn bị, cách điền những ô hay sai, đặt tên con sao cho đúng quy định, và cách xử lý khi đã quá hạn. Mẫu tờ khai, giao diện cổng dịch vụ công và một số chi tiết có thể được điều chỉnh; hãy xem hướng dẫn hiện hành tại Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc bộ phận một cửa của xã, phường.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Bộ hồ sơ khai sinh khá ngắn. Thiếu một tờ là phải quay lại, nên bạn kiểm theo danh sách này:

• Tờ khai đăng ký khai sinh: lấy tại bộ phận một cửa hoặc khai trên cổng dịch vụ công. Người đi đăng ký ký tên.
• Giấy chứng sinh do bệnh viện, trạm y tế nơi bé chào đời cấp. Kiểm tra ngay khi xuất viện: họ tên mẹ, ngày giờ sinh, giới tính, cân nặng có đúng không. Sai thì đề nghị bệnh viện sửa trước khi đi khai sinh.
• Trường hợp sinh ở nhà hoặc trên đường, không có giấy chứng sinh: thay bằng văn bản của người làm chứng xác nhận việc sinh; không có người làm chứng thì làm giấy cam đoan về việc sinh.
• Giấy tờ tuỳ thân của người đi đăng ký (thẻ căn cước hoặc hộ chiếu), hoặc tài khoản VNeID mức 2 khi làm online.
• Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ để xuất trình, nếu cha mẹ đã đăng ký kết hôn. Nhiều nơi tra được trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nhưng mang theo vẫn chắc hơn.
• Văn bản uỷ quyền nếu ông bà hoặc người thân đi đăng ký thay; uỷ quyền giữa người thân trong gia đình như ông bà, anh chị em ruột thường không phải chứng thực, nhưng cần giấy tờ chứng minh quan hệ.

Người có trách nhiệm đi khai sinh trước hết là cha hoặc mẹ. Nếu cha mẹ không thể đi, ông bà hoặc người thân khác có thể đi thay. Nơi đăng ký là nơi cư trú của cha hoặc mẹ, không bắt buộc phải là nơi bé được sinh ra; ví dụ sinh ở bệnh viện tỉnh khác vẫn về xã nơi gia đình cư trú để đăng ký.

Cách điền những ô hay sai trong tờ khai

Họ của con. Theo cha hoặc theo mẹ, do cha mẹ thoả thuận. Không bắt buộc phải theo họ cha.

Ngày sinh và giờ sinh. Ghi theo giấy chứng sinh, ngày ghi bằng số và bằng chữ. Sai một ngày ở đây là sai theo con suốt đời và phải làm thủ tục cải chính rất mất công.

Nơi sinh. Sinh ở cơ sở y tế thì ghi tên cơ sở y tế kèm địa danh hành chính. Từ năm 2025, cấp huyện đã bỏ và nhiều tỉnh sáp nhập, nên ghi theo địa danh mới tại thời điểm đăng ký; cán bộ hộ tịch sẽ hướng dẫn cách ghi thống nhất.

Quê quán. Xác định theo quê quán của cha hoặc của mẹ, theo thoả thuận của hai người. Quê quán khác nơi sinh, nhiều người nhầm hai mục này.

Dân tộc và quốc tịch. Dân tộc của con theo dân tộc của cha hoặc mẹ. Nếu cha mẹ khác dân tộc thì thoả thuận chọn một.

Thông tin người cha. Nếu cha mẹ chưa đăng ký kết hôn, phần thông tin người cha để trống, trừ khi làm cùng lúc thủ tục nhận cha con. Không tự ghi tên cha khi chưa có căn cứ pháp lý.

Chữ ký. Người đi đăng ký ký vào tờ khai và sổ hộ tịch; ký đúng chữ ký thường dùng trên giấy tờ tuỳ thân.

Đặt tên cho con: quy định cần biết

Bộ luật Dân sự 2015 cho cha mẹ quyền đặt tên con nhưng kèm vài giới hạn. Tên phải bằng tiếng Việt hoặc tiếng của dân tộc khác của Việt Nam; không đặt tên bằng con số hay bằng một ký hiệu không phải chữ. Tên cũng không được xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người khác hoặc trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự.

Trên thực tế, cán bộ hộ tịch có thể từ chối hoặc khuyên đổi những tên quá dài, khó đọc, khó sử dụng, tên trùng nguyên họ tên một nhân vật lịch sử, hoặc tên mang nghĩa xấu. Tên nhiều chữ vẫn đăng ký được nhưng sẽ gây phiền khi in trên thẻ căn cước, hộ chiếu, đăng ký vé máy bay, thẻ ngân hàng vốn giới hạn số ký tự.

Một lưu ý kỹ thuật ít ai để ý: các chữ có nhiều cách đặt dấu như “Thuỷ” và “Thủy”, “Hoà” và “Hòa” nên thống nhất ngay từ đầu. Giấy khai sinh ghi kiểu nào thì về sau mọi giấy tờ phải khớp kiểu đó; lệch dấu giữa bằng tốt nghiệp và căn cước là chuyện khá nhiều người gặp khi đi làm hồ sơ.

Nếu dự định cho con mang tên đệm theo cả họ cha lẫn họ mẹ, như “Nguyễn Trần An”, hãy xác định rõ đâu là họ, đâu là tên đệm khi khai, vì các hệ thống điện tử tách họ và tên theo chữ đầu tiên.

Đăng ký khai sinh trực tuyến, liên thông thường trú và bảo hiểm y tế

Với trẻ dưới 6 tuổi, cha mẹ có thể làm một lần mà có cả ba kết quả: giấy khai sinh, đăng ký thường trú và thẻ bảo hiểm y tế. Các bước thường như sau:

1. Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh mức 2 của cha hoặc mẹ.
2. Chọn nhóm thủ tục liên thông dành cho trẻ dưới 6 tuổi gồm đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế.
3. Khai thông tin của trẻ; tải ảnh chụp rõ nét giấy chứng sinh; khai thông tin cha mẹ (phần lớn tự điền từ dữ liệu dân cư).
4. Chọn nơi đăng ký thường trú cho con, thường là cùng nơi thường trú của cha hoặc mẹ; nếu chủ hộ là người khác thì chủ hộ có thể phải xác nhận đồng ý.
5. Gửi hồ sơ, theo dõi tin nhắn. Cán bộ hộ tịch có thể gọi để xác minh hoặc yêu cầu bổ sung.
6. Nhận kết quả: bản điện tử giấy khai sinh trong tài khoản, bản giấy nhận tại bộ phận một cửa hoặc qua bưu điện; thông tin thường trú cập nhật vào dữ liệu cư trú; thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử hoặc bản giấy theo hướng dẫn.

Nếu làm online, nên làm sớm trong tháng đầu để còn thời gian xử lý khi bị yêu cầu bổ sung trước khi hết hạn 60 ngày. Nộp trực tiếp tại xã vẫn là lựa chọn an toàn nếu giấy chứng sinh có điểm chưa rõ hoặc cha mẹ khác nơi cư trú.

Quá hạn 60 ngày, mất giấy khai sinh, giấy khai sinh sai: xử lý thế nào

Quá hạn 60 ngày. Bạn vẫn đăng ký khai sinh được bình thường tại xã nơi cư trú, cán bộ hộ tịch có thể nhắc nhở; việc không đăng ký đúng hạn có thể bị xử lý vi phạm hành chính ở mức nhẹ theo quy định từng thời kỳ. Điều quan trọng là đừng để kéo dài, vì không có giấy khai sinh thì trẻ không có số định danh để mua thẻ bảo hiểm y tế, nhập học, làm hộ chiếu.

Mất bản chính giấy khai sinh. Giấy khai sinh bản chính chỉ cấp một lần. Khi mất, bạn xin trích lục khai sinh (bản sao) tại cơ quan đã đăng ký hoặc qua cổng dịch vụ công; trích lục có giá trị sử dụng như bản chính trong hầu hết thủ tục. Trường hợp sổ hộ tịch gốc cũng không còn, phải làm thủ tục đăng ký lại khai sinh.

Giấy khai sinh có sai sót. Sai do cán bộ ghi nhầm hoặc do giấy tờ gốc sai thì làm thủ tục cải chính hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã. Sau khi cải chính, nhớ kiểm tra dữ liệu dân cư đã được cập nhật chưa, rồi mới làm các giấy tờ khác của con theo thông tin đúng.

Mẹo giữ giấy: chụp scan hai mặt giấy khai sinh, lưu nhiều nơi, và xin thêm vài bản trích lục ngay khi đăng ký để dùng cho các hồ sơ phải nộp lại, thay vì mang bản chính đi khắp nơi.

Câu hỏi thường gặp