Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động muốn nghỉ việc phải báo trước ít nhất 45 ngày nếu làm hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày nếu hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng, và 3 ngày làm việc nếu hợp đồng dưới 12 tháng. Một số ngành nghề đặc thù có thời hạn dài hơn theo quy định riêng. Việc báo trước nên làm bằng văn bản, tức đơn xin nghỉ việc, có chữ ký và ngày nộp rõ ràng.
Báo trước đủ thời hạn giúp bạn giữ quyền lợi: được thanh toán đủ lương, tiền phép chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc nếu đủ điều kiện và được trả lại giấy tờ, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm. Nghỉ ngang không báo trước đúng luật có thể phải bồi thường cho công ty và mất một số quyền lợi.
Phần dưới giải thích cách tính thời hạn, mẫu đơn, cách nói với quản lý và các bước bàn giao. Quy định có thể được sửa đổi hoặc hướng dẫn thêm, nên khi có tình huống riêng, hãy đối chiếu văn bản gốc của Bộ luật Lao động 2019 và văn bản hướng dẫn hiện hành.
Thời hạn báo trước theo từng loại hợp đồng
Thời hạn báo trước tính theo loại hợp đồng bạn đang ký, không theo thâm niên. Kiểm tra lại hợp đồng gần nhất để biết chính xác loại của mình.
| Loại hợp đồng | Báo trước ít nhất | Ghi chú |
|---|---|---|
| Không xác định thời hạn | 45 ngày | tính theo ngày lịch, không phải ngày làm việc |
| Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng | 30 ngày | |
| Xác định thời hạn dưới 12 tháng | 3 ngày làm việc | |
| Một số ngành nghề, công việc đặc thù | theo quy định của Chính phủ | có trường hợp từ 120 ngày trở lên |
| Đang trong thời gian thử việc | không cần báo trước | mỗi bên có quyền huỷ thoả thuận thử việc |
Luật cũng liệt kê các trường hợp người lao động được nghỉ không cần báo trước, ví dụ: không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc như đã thoả thuận; không được trả đủ lương hoặc trả không đúng hạn; bị ngược đãi, đánh đập, quấy rối tình dục tại nơi làm việc; lao động nữ mang thai phải nghỉ theo chỉ định của cơ sở y tế; đủ tuổi nghỉ hưu; người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng. Mỗi trường hợp có điều kiện cụ thể, nên đọc kỹ điều luật trước khi viện dẫn.
Công ty và bạn có thể thoả thuận nghỉ sớm hơn thời hạn. Khi đó nên có văn bản hoặc email xác nhận ngày nghỉ chính thức để tránh tranh chấp về sau.
Nội dung một lá đơn xin nghỉ việc
Đơn xin nghỉ việc không cần dài, một trang là đủ. Phần đầu có quốc hiệu, tiêu ngữ theo thói quen hành chính, tên đơn, và phần kính gửi: ban giám đốc, trưởng phòng trực tiếp và phòng nhân sự. Tiếp theo là thông tin của bạn: họ tên, chức danh, bộ phận, ngày bắt đầu làm việc, số và loại hợp đồng đang ký.
Phần thân nêu ba điều: ngày dự kiến nghỉ chính thức (tính đủ thời hạn báo trước kể từ ngày nộp), lý do ngắn gọn và cam kết bàn giao. Lý do không cần chi tiết; "vì lý do cá nhân" hay "để theo đuổi định hướng nghề nghiệp mới" là đủ và lịch sự. Không viết lời trách móc công ty hay đồng nghiệp trong đơn, vì đây là văn bản sẽ được lưu hồ sơ lâu dài.
Ví dụ đoạn thân đơn: "Em xin được nghỉ việc kể từ ngày 30 tháng 11 vì lý do cá nhân. Trong thời gian từ nay tới ngày nghỉ, em sẽ hoàn thành các việc đang phụ trách và bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài khoản, công việc dở dang cho người được phân công. Em xin cảm ơn ban lãnh đạo và anh chị trong phòng đã tạo điều kiện cho em trong thời gian qua."
Cuối đơn ghi nơi viết, ngày tháng năm nộp, chữ ký và họ tên. Nếu công ty có mẫu đơn riêng trên hệ thống nội bộ, dùng mẫu đó. Ngày nộp là mốc để tính thời hạn báo trước, nên hãy giữ bằng chứng.
Các bước nghỉ việc êm đẹp từ đầu tới cuối
Thứ tự các bước quan trọng không kém nội dung đơn. Làm sai thứ tự, ví dụ để quản lý nghe tin từ đồng nghiệp, là cách nhanh nhất để những tuần cuối trở nên khó chịu.
- Đọc lại hợp đồng và nội quy để biết loại hợp đồng, thời hạn báo trước, các cam kết như bồi hoàn chi phí đào tạo hay không làm cho đối thủ trong một thời gian.
- Nói trực tiếp với quản lý trước, trong một buổi gặp riêng ngắn. Báo quyết định một cách rõ ràng, không để ngỏ như đang xin phép, nếu bạn đã quyết.
- Nộp đơn ngay sau buổi gặp, qua đúng kênh: bản giấy có ký nhận hoặc email gửi quản lý kèm phòng nhân sự. Lưu lại email hoặc bản chụp đơn có chữ ký nhận.
- Lập danh sách bàn giao: việc đang làm và tiến độ, hồ sơ, mật khẩu tài khoản công việc, đầu mối liên hệ với khách hàng, đối tác. Làm thành một tệp để người nhận tra cứu sau khi bạn đi.
- Làm tốt tới ngày cuối. Các tuần báo trước vẫn là thời gian làm việc có lương. Người đi làm hay được nhớ đến theo cách họ ra đi.
- Hoàn tất thủ tục: trả thiết bị, thẻ nhân viên, ký biên bản bàn giao, xác nhận các khoản thanh toán cuối cùng và lịch nhận lại sổ bảo hiểm xã hội.
Trường hợp quản lý đưa ra đề nghị giữ lại như tăng lương hay đổi vị trí, hãy cân nhắc kỹ lý do ban đầu khiến bạn muốn đi. Nếu lý do là lương thì đề nghị có thể giải quyết được; nếu là môi trường hay hướng phát triển, tăng lương thường chỉ kéo dài sự khó chịu thêm vài tháng.
Quyền lợi cần nhận khi nghỉ việc đúng luật
Thanh toán các khoản trong 14 ngày làm việc. Luật quy định trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản liên quan; một số trường hợp đặc biệt được kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Tiền lương những ngày phép năm chưa nghỉ. Người lao động có ít nhất 12 ngày phép năm trong điều kiện làm việc bình thường. Nếu nghỉ việc mà chưa nghỉ hết số ngày phép, phần chưa nghỉ được thanh toán bằng tiền.
Trợ cấp thôi việc nếu đủ điều kiện. Áp dụng khi đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên. Mỗi năm làm việc được trợ cấp nửa tháng tiền lương, nhưng thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp không được tính. Vì phần lớn người lao động có hợp đồng đã đóng bảo hiểm thất nghiệp, khoản trợ cấp thôi việc thực tế thường nhỏ hoặc không có.
Sổ bảo hiểm và giấy tờ. Công ty phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính giấy tờ nếu đã giữ của bạn. Đây là giấy tờ cần để nhận trợ cấp thất nghiệp hoặc chuyển sang nơi làm mới.
Trợ cấp thất nghiệp. Nếu đủ điều kiện, bạn nộp hồ sơ tại trung tâm dịch vụ việc làm trong thời hạn luật định sau khi nghỉ. Điều kiện và mức hưởng do luật về việc làm quy định và có thể đã được cập nhật, nên kiểm tra quy định mới nhất trước khi nộp.
Nghỉ trái luật thì mất gì. Nghỉ không báo trước đủ thời hạn mà không thuộc trường hợp được miễn có thể không được trợ cấp thôi việc, phải bồi thường nửa tháng lương và tiền lương tương ứng những ngày không báo trước, và hoàn trả chi phí đào tạo nếu có cam kết.
Nói với sếp thế nào cho khéo
Chọn thời điểm không quá căng: tránh ngay trước hạn chót của dự án lớn hay giữa cuộc họp quan trọng. Đầu tuần, đầu buổi sáng hoặc cuối buổi chiều khi quản lý có mười lăm phút rảnh là hợp lý. Xin một buổi gặp riêng bằng câu đơn giản: "Anh có mười lăm phút chiều nay không ạ, em có việc muốn trao đổi riêng."
Mở đầu bằng quyết định, rồi tới lời cảm ơn, rồi tới kế hoạch bàn giao. Ví dụ: "Em đã suy nghĩ kỹ và quyết định nghỉ việc, ngày làm cuối dự kiến là cuối tháng sau. Em cảm ơn anh đã hướng dẫn em nhiều trong hai năm qua. Em muốn bàn với anh cách bàn giao các khách hàng em đang phụ trách sao cho trơn tru nhất." Ba câu này đủ rõ ràng mà không lạnh lùng.
Nếu được hỏi lý do, nói thật ở mức bạn thấy thoải mái, theo hướng xây dựng. Góp ý thẳng thắn về điều có thể cải thiện nên để dành cho buổi phỏng vấn nghỉ việc với phòng nhân sự nếu có, và vẫn nên nói nhẹ nhàng, dựa trên sự việc.
Đừng báo tin trên nhóm chat chung hay đăng mạng xã hội trước khi công ty thông báo. Quản lý nên là người quyết định cách và thời điểm báo cho cả nhóm, vì họ cần sắp xếp người thay trước.
Câu hỏi thường gặp
Nghỉ việc có cần lý do không?
Không bắt buộc. Khác với luật cũ, Bộ luật Lao động 2019 cho người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng chỉ cần báo trước đúng thời hạn theo loại hợp đồng, không phải chứng minh lý do. Tuy vậy, trong đơn vẫn nên ghi một lý do ngắn gọn và lịch sự để giữ quan hệ tốt.
Công ty không ký nhận đơn nghỉ việc thì làm sao?
Bạn vẫn có quyền nghỉ khi đã báo trước đủ thời hạn. Hãy gửi đơn qua email tới quản lý và phòng nhân sự, hoặc gửi bưu điện có báo phát, để có bằng chứng về ngày báo. Nếu phát sinh tranh chấp, có thể nhờ công đoàn, cơ quan quản lý lao động địa phương hoặc luật sư hỗ trợ.
Thời gian báo trước có được dùng phép năm để nghỉ không?
Có thể, nếu công ty đồng ý. Nhiều người thoả thuận dùng số ngày phép còn lại để nghỉ sớm hơn ngày cuối. Hãy nói rõ trong buổi trao đổi và xin xác nhận bằng email, vì nếu công ty không đồng ý thì những ngày phép chưa nghỉ sẽ được trả bằng tiền.
Nghỉ việc khi đang mang thai có được không?
Lao động nữ mang thai nếu có xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh về việc tiếp tục làm việc ảnh hưởng xấu tới thai nhi thì có quyền đơn phương chấm dứt hoặc tạm hoãn hợp đồng, và thời hạn báo trước tuỳ theo chỉ định của cơ sở y tế. Hỏi thêm phòng nhân sự để giữ quyền lợi thai sản.
Bao lâu sau khi nghỉ thì nhận được sổ bảo hiểm?
Bộ luật Lao động 2019 buộc công ty hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả lại giấy tờ khi chấm dứt hợp đồng. Thời gian thực tế còn tuỳ việc công ty báo giảm và chốt với cơ quan bảo hiểm xã hội. Bạn có thể tự xem quá trình đóng trên ứng dụng VssID; thấy công ty còn nợ tiền bảo hiểm thì hỏi nhân sự ngay.
Có cần viết thư chia tay đồng nghiệp không?
Không bắt buộc nhưng là cách khép lại đẹp. Gửi vào ngày cuối, vài câu cảm ơn, nhắc một kỷ niệm làm việc chung và để lại thông tin liên lạc cá nhân nếu muốn giữ kết nối. Tránh nói về lý do nghỉ hay so sánh với nơi làm mới.
