Giấy đặt cọc viết tay vẫn có giá trị pháp lý nếu thoả thuận đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015: người ký có năng lực, tự nguyện, nội dung không trái luật và đạo đức xã hội. Pháp luật không bắt đặt cọc phải công chứng hay chứng thực, nên tờ giấy viết tay hai bên cùng ký có hiệu lực ngang một bản đánh máy.
Vấn đề của giấy viết tay không nằm ở hình thức mà ở nội dung: thiếu thông tin tài sản, không ghi thời hạn ký hợp đồng chính, không nói rõ hậu quả khi vi phạm, hoặc thiếu chữ ký của người đồng sở hữu. Khi tranh chấp, toà án đọc đúng những gì viết trên giấy; chỗ nào bỏ trống thì phải chứng minh bằng thứ khác, và thường rất khó.
Dưới đây là danh sách nội dung nên có, những người bắt buộc phải ký và các lỗi thường gặp. Thông tin mang tính phổ thông; giao dịch giá trị lớn nên nhờ luật sư hoặc công chứng viên xem trước.
Khi nào tờ giấy viết tay có hiệu lực, khi nào không
Một thoả thuận đặt cọc có hiệu lực khi đủ ba điều kiện thực chất. Thứ nhất, người ký có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi phù hợp: người thành niên, minh mẫn, không bị toà tuyên mất năng lực. Thứ hai, các bên hoàn toàn tự nguyện, không bị lừa dối, đe doạ, ép buộc. Thứ ba, mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
Điều kiện về hình thức chỉ đặt ra khi luật có quy định. Với đặt cọc, Bộ luật Dân sự 2015 không yêu cầu văn bản công chứng, nên viết tay, đánh máy, thậm chí trao đổi qua tin nhắn có đủ nội dung đều có thể được công nhận. Dù vậy, văn bản có chữ ký hai bên vẫn là hình thức an toàn nhất vì dễ chứng minh.
Thoả thuận đặt cọc có thể bị vô hiệu trong các trường hợp: người nhận cọc không có quyền định đoạt tài sản (bán nhà của bố mẹ khi không được uỷ quyền), tài sản thuộc loại không được phép giao dịch, một bên bị lừa về những đặc điểm cốt lõi của tài sản, hoặc một bên ký khi đang không làm chủ được hành vi. Khi vô hiệu, không áp dụng mất cọc hay phạt cọc; các bên hoàn trả cho nhau, bên có lỗi bồi thường thiệt hại.
Lưu ý thêm: giấy đặt cọc có hiệu lực không đồng nghĩa với việc mua bán đã hoàn tất. Hợp đồng chuyển nhượng nhà đất vẫn phải được công chứng hoặc chứng thực và đăng ký sang tên thì quyền sử dụng đất mới chuyển cho người mua.
Nội dung phải có trong giấy đặt cọc
Một giấy đặt cọc dùng được khi có tranh chấp nên có đủ các mục sau. Viết theo thứ tự này cũng giúp không bỏ sót:
- Tiêu đề và ngày lập: “Giấy đặt cọc” hoặc “Thoả thuận đặt cọc”, địa điểm, ngày tháng năm. Ngày lập là mốc để tính các thời hạn phía sau.
- Thông tin các bên: họ tên, năm sinh, số căn cước, nơi cư trú của bên đặt cọc và bên nhận cọc. Nếu tài sản đứng tên hai vợ chồng hoặc nhiều người, ghi đủ tất cả.
- Tài sản dự định mua bán: địa chỉ, số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, số giấy chứng nhận, ngày cấp, tên người đứng tên; nhà trên đất thì ghi số tầng, diện tích xây dựng. Chép đúng theo giấy chứng nhận, không ghi chung chung “lô đất ở xóm…”.
- Giá mua bán và cách thanh toán: tổng giá, các đợt thanh toán, ai chịu thuế và phí sang tên.
- Số tiền cọc bằng số và bằng chữ, hình thức giao (tiền mặt hay chuyển khoản), xác nhận bên nhận đã nhận đủ.
- Thời hạn ký hợp đồng chính: trước ngày nào hai bên phải ra công chứng, ai chuẩn bị giấy tờ gì.
- Cam kết của bên bán: tài sản không tranh chấp, không thế chấp, không bị kê biên, không nằm trong diện thu hồi theo hiểu biết của bên bán; nếu đang thế chấp thì cam kết giải chấp trước ngày nào.
- Xử lý khi vi phạm: bên đặt cọc từ chối thì mất cọc, bên nhận cọc từ chối thì trả cọc và một khoản tương đương, hoặc mức khác do hai bên thoả thuận; trường hợp khách quan thì hoàn cọc.
- Chữ ký của tất cả các bên, ghi rõ họ tên dưới chữ ký; có thể thêm người làm chứng.
Ai bắt buộc phải ký: vợ chồng, hộ gia đình, đồng thừa kế
Lỗi gây mất tiền nhiều nhất là để thiếu chữ ký của người có quyền với tài sản. Theo Luật Hôn nhân và gia đình 2014, định đoạt bất động sản là tài sản chung của vợ chồng phải có thoả thuận bằng văn bản của cả hai. Nếu giấy chứng nhận ghi tên hai vợ chồng, hoặc nhà đất mua trong thời kỳ hôn nhân dù chỉ đứng tên một người, thì người mua nên yêu cầu cả hai cùng ký giấy đặt cọc. Người chỉ đứng tên một mình nhưng tài sản có trước hôn nhân, được tặng cho riêng, thừa kế riêng thì cần giấy tờ chứng minh tài sản riêng.
Đất cấp cho hộ gia đình là trường hợp phức tạp hơn: các thành viên có chung quyền sử dụng đất tại thời điểm cấp đều có quyền, và khi chuyển nhượng thường cần sự đồng ý của họ. Hãy hỏi rõ danh sách thành viên và yêu cầu những người này cùng ký hoặc có văn bản đồng ý.
Tài sản là di sản chưa chia (bố mẹ mất, sổ vẫn đứng tên người đã mất) thì những người thừa kế phải làm thủ tục khai nhận hoặc thoả thuận phân chia trước khi bán. Đặt cọc với một người con trong khi các anh chị em khác chưa đồng ý là rủi ro rất cao.
Người ký thay bằng uỷ quyền phải có văn bản uỷ quyền, đọc kỹ phạm vi uỷ quyền có bao gồm việc nhận cọc, bán tài sản hay không. Với bất động sản, văn bản uỷ quyền nên được công chứng.
Bảy lỗi khiến tranh chấp khó đòi lại tiền
Gọi sai tên khoản tiền. Viết “tiền giữ chỗ”, “tiền thiện chí” mà không có chữ “đặt cọc”, cũng không ghi hậu quả vi phạm. Khi đó khoản tiền dễ bị coi là trả trước, và người mua chỉ đòi lại được đúng số đã đưa, không có khoản phạt.
Không có thời hạn ký hợp đồng chính. Không ghi hạn thì không xác định được lúc nào một bên “từ chối”. Bên kia có thể kéo dài mãi với lý do “đang làm giấy tờ”.
Mô tả tài sản mơ hồ. Không có số thửa, số tờ bản đồ, diện tích. Đến lúc đo đạc thực tế thiếu vài chục mét vuông, hai bên cãi nhau về việc đã thoả thuận mua cái gì.
Thiếu chữ ký đồng sở hữu. Chỉ chồng hoặc chỉ vợ ký, hoặc chỉ một người con ký với tài sản của cả nhà. Như đã nói ở trên, đây là nguyên nhân lớn nhất khiến hợp đồng chính không ký được.
Giao tiền mặt không có biên nhận. Giấy đặt cọc ghi số tiền nhưng không có dòng “bên nhận đã nhận đủ”, hoặc tiền đưa sau khi ký. Tốt nhất chuyển khoản, nội dung ghi rõ mục đích.
Tẩy xoá, sửa số mà không ký xác nhận. Số tiền bị sửa, ngày bị viết đè mà không có chữ ký bên cạnh của các bên sẽ khiến giấy mất sức thuyết phục, thậm chí bị nghi giả mạo.
Chỉ một bản, một bên giữ. Bên giữ giấy có thể làm mất hoặc sửa. Lập ít nhất hai bản giống hệt nhau, mỗi bên giữ một bản, và chụp ảnh ngay sau khi ký.
Ký xong, giao tiền và cất giữ thế nào
Mười phút sau khi ký quyết định việc bạn có chứng minh được thoả thuận hay không:
- Đọc lại toàn bộ trước mặt nhau, đối chiếu tên, số căn cước, số thửa với bản gốc giấy chứng nhận và căn cước của bên bán.
- Ký và ghi rõ họ tên ở cuối; giấy nhiều trang thì ký nháy từng trang. Nếu có chỗ sửa, tất cả các bên ký bên cạnh chỗ sửa.
- Chuyển khoản tiền cọc vào đúng tài khoản của người đứng tên tài sản, nội dung ghi “đặt cọc mua thửa đất số… tờ bản đồ số…”. Nếu buộc phải đưa tiền mặt, bên nhận ghi tay dòng xác nhận đã nhận đủ số tiền, ký tên ngay trên giấy đặt cọc.
- Chụp ảnh từng trang, cả ảnh hai bên cầm giấy nếu tiện, gửi cho nhau qua tin nhắn để ngày giờ gửi thành mốc xác nhận.
- Cất bản gốc nơi khô ráo, kèm bản sao giấy chứng nhận và căn cước bên bán đã chụp hôm ký.
- Ghi lịch thời hạn ký hợp đồng chính, nhắn nhắc bên kia trước hạn vài ngày bằng chữ để lưu dấu thiện chí của mình.
Nếu muốn chắc chắn hơn, có thể ra văn phòng công chứng lập văn bản đặt cọc, hoặc chứng thực chữ ký tại uỷ ban nhân dân cấp xã. Chi phí không lớn so với số tiền đang đặt.
Câu hỏi thường gặp
Giấy đặt cọc chỉ có chữ ký một bên có giá trị không?
Giấy chỉ có chữ ký của bên nhận cọc, xác nhận đã nhận tiền, vẫn là chứng cứ quan trọng về việc giao tiền và nội dung cam kết của bên nhận. Tuy vậy, để ràng buộc nghĩa vụ hai chiều rõ ràng, tốt nhất cả hai bên cùng ký.
Đặt cọc qua tin nhắn Zalo có được công nhận không?
Có thể, nếu tin nhắn thể hiện đủ các nội dung chính như tài sản, số tiền cọc, thời hạn, hậu quả vi phạm và chứng minh được tài khoản thuộc về ai. Thực tế tranh chấp kiểu này rất khó, nên vẫn nên lập giấy có chữ ký ngay sau khi trao đổi.
Có cần người làm chứng khi viết giấy đặt cọc không?
Không bắt buộc. Người làm chứng hữu ích khi giao tiền mặt hoặc khi một bên có thể chối chữ ký. Nên chọn người không có quyền lợi liên quan tới giao dịch, ghi rõ họ tên, số căn cước và ký xác nhận đã chứng kiến.
Giấy đặt cọc có cần ghi giá bán không?
Nên ghi. Giá bán là nội dung cốt lõi của hợp đồng chính sau này; không ghi giá thì bên bán có thể đòi tăng giá đến ngày công chứng và tranh chấp về việc ai từ chối sẽ rất khó phân xử.
Người nhận cọc không biết chữ thì làm sao?
Người không biết chữ có thể điểm chỉ thay chữ ký, nên có người làm chứng đọc lại nội dung và cùng ký xác nhận. Với giao dịch bất động sản, công chứng viên có quy trình riêng cho trường hợp này, an toàn hơn tự viết.
Mất bản gốc giấy đặt cọc thì có đòi được tiền không?
Vẫn có thể, nếu bạn còn ảnh chụp, sao kê chuyển khoản, tin nhắn bên nhận thừa nhận đã nhận cọc, hoặc người làm chứng. Bản chụp không có giá trị tuyệt đối như bản gốc, nhưng kết hợp nhiều nguồn chứng cứ thì toà án vẫn xem xét.
