Một hợp đồng thuê nhà đủ chặt cần ít nhất 10 điều khoản: thông tin hai bên và giấy tờ chứng minh quyền cho thuê, mô tả căn nhà kèm đồ đạc, giá thuê, kỳ hạn và cách trả, tiền cọc cùng điều kiện hoàn cọc, điện nước và phí dịch vụ, trách nhiệm sửa chữa, quy định sử dụng, chấm dứt trước hạn, bàn giao khi trả nhà. Khoản nào bỏ trống thì lúc có chuyện, phần thiệt thường rơi vào người đang không giữ tiền, tức người thuê.
Về hình thức, thuê nhà giữa các cá nhân không bắt buộc công chứng hay chứng thực theo Luật Nhà ở 2023, trừ khi hai bên muốn. Hợp đồng chỉ cần lập thành văn bản, đủ chữ ký, mỗi bên giữ một bản. Các nguyên tắc chung về thuê tài sản nằm trong Bộ luật Dân sự 2015.
Phần dưới đi qua từng điều khoản, cách ghi câu chữ và những chỗ hay bị lợi dụng. Quy định có thể được sửa đổi, nên đối chiếu văn bản mới nhất; thuê mặt bằng kinh doanh hoặc hợp đồng giá trị lớn thì nhờ luật sư đọc trước khi ký.
Thuê nhà có cần công chứng không, viết tay có giá trị không?
Luật Nhà ở 2023 liệt kê các giao dịch phải công chứng, chứng thực (như mua bán, tặng cho, thế chấp nhà ở giữa cá nhân), còn cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ thì không bắt buộc. Hợp đồng đánh máy hay viết tay đều có giá trị ngang nhau, miễn là người ký có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện, và nội dung không trái luật. Hiệu lực của hợp đồng thuê tính từ thời điểm hai bên thoả thuận; không thoả thuận thì tính từ lúc ký.
Công chứng vẫn có ích trong vài trường hợp: thuê dài hạn nhiều năm, trả trước một khoản lớn, hoặc thuê để mở cửa hàng và cần hồ sơ đăng ký kinh doanh. Văn bản công chứng giúp chứng minh chữ ký thật, ngày ký thật khi xảy ra tranh chấp.
Điều quan trọng hơn hình thức là người ký có đúng là người có quyền cho thuê. Xin xem giấy chứng nhận quyền sở hữu (sổ hồng, sổ đỏ) và căn cước của chủ nhà, đối chiếu tên. Nếu người đứng ra là người thuê lại, người được uỷ quyền hay một người con, hãy yêu cầu văn bản đồng ý cho thuê lại hoặc giấy uỷ quyền. Nhà là tài sản chung của vợ chồng thì tốt nhất cả hai cùng ký. Ký với người không có quyền là trường hợp mất cọc nặng nhất, vì chủ thật có quyền đòi nhà và bạn chỉ còn cách đòi tiền người đã nhận.
Điều khoản 1–5: người, nhà, tiền
1. Thông tin hai bên. Họ tên, năm sinh, số căn cước, nơi cư trú, số điện thoại liên lạc của cả chủ nhà và người thuê. Thuê chung nhiều người thì ghi đủ tên, hoặc ghi rõ ai là người đại diện chịu trách nhiệm.
2. Mô tả căn nhà và tài sản đi kèm. Địa chỉ, số phòng hoặc số căn hộ, diện tích sử dụng, phần được dùng chung (sân, sân thượng, chỗ để xe). Đồ đạc có sẵn liệt kê thành danh mục kèm tình trạng: máy lạnh mấy cái, còn chạy tốt hay không, tủ lạnh, giường, nệm, bình nóng lạnh. Danh mục này là căn cứ để lúc trả nhà không bị bắt đền thứ vốn đã hỏng.
3. Giá thuê và quyền điều chỉnh giá. Ghi số tiền bằng số và bằng chữ, đã gồm hay chưa gồm phí quản lý, internet, rác. Ghi luôn câu “giá thuê giữ nguyên trong suốt thời hạn hợp đồng” hoặc mức tăng tối đa sau mỗi năm, ví dụ không quá một tỷ lệ phần trăm cụ thể. Thiếu câu này, việc tăng giá giữa chừng thành chuyện thương lượng tay đôi.
4. Thời hạn thuê và kỳ thanh toán. Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, trả theo tháng hay theo quý, hạn trả là ngày mấy, trả tiền mặt hay chuyển khoản vào tài khoản nào. Chuyển khoản đúng tài khoản ghi trong hợp đồng là cách lưu chứng cứ tốt nhất.
5. Tiền cọc. Số tiền cọc, ngày giao, mục đích (bảo đảm thực hiện hợp đồng thuê), các trường hợp bị trừ cọc và thời hạn chủ nhà phải hoàn cọc sau khi bàn giao, ví dụ trong 3 hoặc 7 ngày. Luật không quy định mức cọc; thông lệ là một đến ba tháng tiền nhà.
Điều khoản 6–10: sử dụng, sửa chữa, chấm dứt, bàn giao
6. Điện, nước và phí dịch vụ. Cách tính tiền điện nước: theo đồng hồ riêng hay chia đầu người, đơn giá bao nhiêu, ngày chốt số. Người thuê có thể được tính giá điện bậc thang theo số người ở nếu chủ nhà đăng ký với điện lực; quy định cụ thể thay đổi theo từng thời kỳ, nên hỏi điện lực địa phương.
7. Trách nhiệm sửa chữa. Nguyên tắc chung: hư hỏng lớn của kết cấu nhà (dột mái, thấm tường, đường ống âm tường, điện tổng) do chủ nhà sửa; hư hỏng nhỏ do người thuê sử dụng gây ra thì người thuê chịu. Ghi rõ ranh giới bằng ví dụ, và thời hạn chủ nhà phải sửa sau khi được báo, kẻo một cái máy lạnh hỏng kéo dài cả mùa hè.
8. Quy định sử dụng. Có được nuôi chó mèo, cho người thân ở cùng, cho thuê lại, kinh doanh nhỏ, khoan tường treo đồ hay không. Đây là những điểm hay bị dùng làm lý do giữ cọc nếu không ghi trước. Kèm theo cam kết chủ nhà tạo điều kiện cho người thuê đăng ký tạm trú.
9. Chấm dứt trước hạn. Mỗi bên muốn chấm dứt sớm phải báo trước bao nhiêu ngày (Luật Nhà ở 2023 quy định đơn phương chấm dứt phải báo trước ít nhất 30 ngày, trừ khi có thoả thuận khác), và hậu quả: mất cọc, mất một phần cọc hay bồi thường bao nhiêu. Ghi cả hai chiều. Nhiều hợp đồng mẫu chỉ phạt người thuê mà không phạt chủ nhà đòi nhà sớm.
10. Bàn giao khi trả nhà. Tình trạng phải trả lại (trả như lúc nhận, trừ hao mòn tự nhiên), ai lo vệ sinh, chốt điện nước ngày nào, và việc lập biên bản bàn giao có chữ ký hai bên. Điều khoản này nối thẳng với việc hoàn cọc.
Tiền cọc: ghi thế nào để lúc trả nhà không bị giữ lại
Tranh chấp thuê nhà phổ biến nhất không phải giá thuê mà là tiền cọc. Gốc rễ thường nằm ở câu chữ mơ hồ kiểu “bên thuê vi phạm hợp đồng sẽ mất cọc”. Vi phạm gì cũng là vi phạm: trả tiền nhà trễ một ngày, để xe sai chỗ, treo đồ trên ban công. Câu như vậy cho chủ nhà quyền tự diễn giải.
Cách ghi chặt hơn là liệt kê đóng các trường hợp bị trừ cọc: nợ tiền thuê, nợ tiền điện nước chưa thanh toán, hư hỏng tài sản do lỗi người thuê vượt mức hao mòn tự nhiên (có biên bản), đơn phương chấm dứt không báo trước đủ số ngày đã thoả thuận. Ngoài các trường hợp đó, cọc được hoàn đủ. Khi trừ cọc vì hư hỏng, số tiền trừ phải theo chi phí sửa thực tế, có hoá đơn hoặc báo giá.
Thêm câu về thời hạn hoàn cọc và hình thức hoàn (chuyển khoản vào tài khoản nào). Nếu chủ nhà muốn giữ lại một phần để chờ chốt hoá đơn điện nước tháng cuối, ghi rõ giữ bao nhiêu, bao lâu.
Một thói quen phổ biến là người thuê “ở bù” tháng cuối bằng tiền cọc, tức không đóng tiền tháng cuối và bảo chủ nhà trừ vào cọc. Cách này chỉ ổn khi hai bên đồng ý bằng tin nhắn hoặc văn bản. Tự ý làm có thể bị coi là vi phạm nghĩa vụ trả tiền thuê, và chủ nhà có cớ giữ toàn bộ cọc lẫn đòi thêm.
Chụp ảnh hiện trạng và lập biên bản nhận nhà
Phần lớn tranh chấp lúc trả nhà xoay quanh câu “cái này hỏng từ trước hay do bạn làm hỏng”. Mười lăm phút lúc nhận nhà giải quyết được câu đó:
- Đi một vòng cùng chủ nhà, mở thử từng thiết bị: máy lạnh, bình nóng lạnh, vòi nước, bồn cầu, ổ điện, khoá cửa, cửa sổ. Ghi lại cái nào không chạy hoặc chạy yếu.
- Quay một video liên tục từ cửa vào đến từng phòng, nói to tên phòng và ngày quay. Video liền mạch khó bị cho là cắt ghép hơn ảnh rời.
- Chụp cận các vết nứt, vết ố, tường bong sơn, sàn trầy, nệm bẩn, đồ gỗ mẻ. Đặt một vật quen thuộc bên cạnh để thấy kích thước.
- Chụp số đồng hồ điện, nước ngày nhận nhà; ghi số này vào biên bản.
- Lập biên bản bàn giao (một trang là đủ): danh mục tài sản, tình trạng, chỉ số điện nước, số chìa khoá, hai bên ký. Gửi ảnh và video cho chủ nhà qua tin nhắn ngay hôm đó, để ngày giờ gửi trở thành mốc xác nhận.
- Cất bản hợp đồng, biên bản, ảnh chuyển khoản tiền cọc vào một thư mục riêng trong điện thoại và một bản lưu trên dịch vụ đám mây.
Lúc trả nhà lặp lại đúng các bước này. Có ảnh “trước” và “sau” cùng góc chụp, mọi tranh cãi về hư hỏng gần như tự kết thúc. Nếu căn nhà đắt tiền hoặc chủ nhà khó tính, có thể mời thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận hiện trạng, có tính phí.
Bảng kiểm nhanh trước khi đặt bút ký
Đọc hợp đồng với bảng dưới đây. Dòng nào chưa có câu trả lời rõ ràng trên giấy thì đề nghị bổ sung trước khi ký và giao tiền:
| Hạng mục | Câu hỏi cần có câu trả lời | Dấu hiệu nên dè chừng |
|---|---|---|
| Người cho thuê | Đúng tên trên giấy chứng nhận? Có giấy uỷ quyền nếu là người khác? | Không cho xem giấy tờ nhà, hẹn “ký trước, giấy tờ đưa sau” |
| Giá thuê | Giữ nguyên bao lâu? Tăng tối đa bao nhiêu? | Ghi “giá có thể điều chỉnh theo thị trường” |
| Tiền cọc | Trừ cọc trong trường hợp nào? Hoàn trong mấy ngày? | Chỉ ghi “vi phạm sẽ mất cọc” |
| Điện nước | Đơn giá bao nhiêu, chốt số ngày nào? | Đơn giá bỏ trống, “theo quy định của nhà” |
| Sửa chữa | Hư hỏng nào chủ nhà sửa, trong bao lâu? | Mọi hư hỏng do bên thuê chịu |
| Chấm dứt sớm | Hai bên báo trước bao lâu, phạt bao nhiêu? | Chỉ phạt một phía |
| Bàn giao | Có biên bản nhận và trả nhà không? | Từ chối lập biên bản, “tin nhau là được” |
Nếu chủ nhà dùng hợp đồng mẫu soạn sẵn, bạn vẫn có quyền đề nghị sửa hoặc viết tay thêm điều khoản ở cuối, hai bên ký nháy bên cạnh. Một chủ nhà sòng phẳng hiếm khi từ chối các bổ sung hợp lý này.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng thuê nhà có phải đóng dấu xác nhận của phường, xã không?
Không bắt buộc. Hợp đồng thuê nhà giữa cá nhân có hiệu lực khi hai bên ký theo thoả thuận, không cần xác nhận hay đóng dấu của chính quyền. Việc chứng thực chữ ký chỉ làm khi các bên muốn tăng giá trị chứng minh, hoặc khi một thủ tục khác như đăng ký kinh doanh yêu cầu.
Chủ nhà bán nhà khi mình đang thuê thì sao?
Theo nguyên tắc của pháp luật về thuê nhà ở, khi nhà được bán hay chuyển quyền sở hữu trong thời hạn thuê, người thuê thường được tiếp tục thuê đến hết hạn theo hợp đồng đã ký, trừ khi hai bên có thoả thuận khác. Nên ghi luôn điều này vào hợp đồng để chủ mới không có cớ đòi nhà sớm.
Hợp đồng thuê hết hạn mà vẫn ở tiếp thì hợp đồng còn hiệu lực không?
Nếu hết hạn mà người thuê vẫn ở, vẫn trả tiền và chủ nhà vẫn nhận, quan hệ thuê thực tế vẫn tiếp diễn, nhưng các điều khoản về giá và thời hạn dễ thành chỗ tranh cãi. Cách gọn là ký phụ lục gia hạn, ghi thời hạn mới và giá mới, tránh tình trạng ở theo kiểu ngầm định.
Người thuê có được cho người khác thuê lại phòng không?
Chỉ được khi chủ nhà đồng ý. Cho thuê lại khi chưa được đồng ý là một trong những lý do để chủ nhà đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Luật Nhà ở. Nếu định ở ghép, ghi tên người ở cùng vào hợp đồng hoặc xin chủ nhà xác nhận bằng tin nhắn.
Có nên đặt cọc giữ phòng trước khi xem hợp đồng?
Hạn chế. Nếu phải giữ chỗ, chỉ đưa số nhỏ, ghi rõ bằng tin nhắn hoặc giấy viết tay rằng đây là tiền đặt cọc để ký hợp đồng thuê vào ngày nào, và nếu chủ nhà đổi ý thì phải xử lý ra sao. Tránh chuyển toàn bộ tiền cọc khi chưa thấy hợp đồng và giấy tờ nhà.
Tranh chấp hợp đồng thuê nhà thì hỏi ai trước khi ra toà?
Bạn có thể nhờ tổ hoà giải ở cơ sở nơi có nhà hoặc trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước nếu thuộc diện được trợ giúp. Với số tiền lớn hoặc hợp đồng phức tạp, một buổi tư vấn với luật sư giúp biết sớm mình có đủ chứng cứ hay không trước khi tốn thời gian khởi kiện.
