Hoá đơn điện tử là hoá đơn được lập, gửi, nhận và lưu bằng phương tiện điện tử, có chữ ký số của người bán, thay hoàn toàn cho hoá đơn giấy. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh thuộc diện sử dụng hoá đơn đều phải dùng hoá đơn điện tử, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/6/2025.
Có hai loại chính: hoá đơn có mã, được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua, và hoá đơn không mã, gửi thẳng cho người mua rồi chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế sau, chỉ dành cho đơn vị đủ điều kiện. Ngoài ra còn hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho cửa hàng bán lẻ trực tiếp.
Phần đăng ký và xuất lần đầu khá đơn giản khi có nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ. Phần khó và hay sai nhất là xử lý khi lập nhầm, vì quy định mới đã thay đổi cách làm so với nhiều hướng dẫn cũ. Nội dung dưới đây theo nguyên tắc; trước khi xử lý trường hợp cụ thể, bạn nên đối chiếu với văn bản hiện hành hoặc hỏi nhà cung cấp hoá đơn.
Các loại hoá đơn điện tử và ai dùng
Bảng phân biệt các loại hay gặp. Ký hiệu hoá đơn có một ký tự cho biết loại có mã hay không mã, thường là chữ C với có mã và chữ K với không mã:
| Loại | Cách hoạt động | Thường dùng cho |
|---|---|---|
| Hoá đơn có mã của cơ quan thuế | Người bán lập, ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã, rồi mới gửi người mua | Đa số doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh, doanh nghiệp mới |
| Hoá đơn không có mã | Người bán gửi thẳng người mua, chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế sau | Doanh nghiệp có hạ tầng đủ điều kiện, một số ngành như điện, nước, viễn thông, ngân hàng |
| Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền | Phần mềm bán hàng lập hoá đơn có mã riêng, chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế trong ngày | Bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng: ăn uống, siêu thị, khách sạn, vận tải hành khách, hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng |
| Hoá đơn giá trị gia tăng | Ký tự đầu của ký hiệu là số 1 | Người nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ |
| Hoá đơn bán hàng | Ký tự đầu của ký hiệu là số 2 | Hộ kinh doanh, doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp |
Đọc ký hiệu cho quen: một hoá đơn ký hiệu dạng 1C26TAA nghĩa là hoá đơn giá trị gia tăng, có mã, lập năm 2026, đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, hai chữ cuối do người bán tự đặt để quản lý. Ký tự M ở vị trí thứ tư thường chỉ hoá đơn từ máy tính tiền.
Các bước đăng ký và xuất hoá đơn đầu tiên
Doanh nghiệp mới hoặc hộ kinh doanh bắt đầu dùng hoá đơn điện tử thường đi qua các bước sau:
- Có chữ ký số còn hạn của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. Không có chữ ký số thì không ký được hoá đơn.
- Chọn nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử có hợp đồng với cơ quan thuế để truyền nhận dữ liệu. Hỏi rõ gói gồm bao nhiêu hoá đơn, phí khởi tạo, hỗ trợ kỹ thuật, có kết nối phần mềm bán hàng, kế toán của bạn không.
- Gửi tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua nhà cung cấp hoặc cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: chọn loại có mã hay không mã, loại hoá đơn, phương thức chuyển dữ liệu.
- Chờ thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế. Chỉ sau khi được chấp nhận mới được xuất hoá đơn.
- Thiết lập mẫu hoá đơn trên phần mềm: thông tin người bán, ký hiệu, logo nếu có. Kiểm kỹ tên, mã số thuế, địa chỉ theo đúng giấy đăng ký.
- Lập hoá đơn đầu tiên: điền thông tin người mua, hàng hoá, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất. Đọc lại một lượt trước khi ký số và gửi cấp mã.
- Gửi hoá đơn cho người mua qua email hoặc phần mềm sau khi có mã; người mua tra cứu được trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế.
Thời điểm lập hoá đơn rất hay bị làm sai: với bán hàng hoá là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa; với dịch vụ là lúc hoàn thành, hoặc lúc thu tiền nếu thu trước. Lập hoá đơn sai thời điểm có thể bị phạt dù số tiền đúng.
Xử lý khi viết sai: phân loại trước khi sửa
Bước đầu tiên là xác định sai ở đâu. Quy định tách hai nhóm: sai thông tin người mua nhưng không sai mã số thuế, và sai những nội dung ảnh hưởng tới nghĩa vụ thuế như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hoá không đúng quy cách. Mỗi nhóm có cách xử lý riêng.
Chỉ sai tên, địa chỉ người mua, mã số thuế đúng. Người bán thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập lại hoá đơn. Người bán gửi thông báo hoá đơn có sai sót cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT, trừ một số trường hợp hoá đơn không mã chưa gửi dữ liệu. Đây là loại sai sót nhẹ, đừng vội lập hoá đơn thay thế.
Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá. Người bán chọn lập hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế cho hoá đơn đã lập sai. Không có chuyện xoá hay huỷ hoá đơn đã gửi người mua rồi lập lại như thời hoá đơn giấy; Nghị định 70/2025 đã bỏ cách làm huỷ hoá đơn trong nhiều tình huống mà hướng dẫn cũ còn nhắc.
Có văn bản với người mua trước khi sửa. Theo quy định mới, khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hai bên lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua. Văn bản này là chứng cứ khi bị kiểm tra.
Cơ quan thuế phát hiện sai. Cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu kiểm tra hoá đơn sai sót. Người bán phải kiểm và phản hồi, xử lý trong thời hạn ghi trên thông báo. Bỏ qua thông báo này là lý do phổ biến khiến bị xử phạt.
Hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế khác nhau thế nào
Hoá đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch. Ví dụ hoá đơn gốc ghi 10 triệu đồng nhưng đúng ra là 12 triệu, bạn lập hoá đơn điều chỉnh tăng 2 triệu và tiền thuế tương ứng. Nếu đúng ra là 8 triệu, hoá đơn điều chỉnh ghi giảm 2 triệu, thể hiện bằng số âm. Trên hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng “Điều chỉnh cho hoá đơn” kèm ký hiệu, số, ngày của hoá đơn gốc.
Hoá đơn thay thế lập lại toàn bộ nội dung đúng và thay hẳn cho hoá đơn sai, ghi dòng “Thay thế cho hoá đơn” kèm thông tin hoá đơn gốc. Hoá đơn sai không còn giá trị kê khai. Cách này dễ hiểu với người mua hơn khi sai nhiều dòng, nhưng phải chắc người mua chưa kê khai hoặc sẽ điều chỉnh tương ứng.
Khi nào chọn cách nào? Sai một chi tiết số tiền, hoặc phát sinh chiết khấu, giảm giá sau khi đã giao hàng, điều chỉnh thường gọn hơn. Sai nhiều nội dung, hoặc sai mã số thuế người mua, thay thế giúp hồ sơ sạch hơn. Hai bên nên thống nhất trước cách làm để kê khai khớp nhau.
Nếu sai sót được phát hiện sau khi đã nộp tờ khai thuế của kỳ có hoá đơn gốc, phần chênh lệch thường được kê khai bổ sung hoặc kê vào kỳ lập hoá đơn điều chỉnh, tuỳ hướng dẫn hiện hành. Kế toán của hai bên nên kiểm cùng nhau trước khi khai.
Lỗi người mới hay mắc với hoá đơn điện tử
Danh sách dưới tổng hợp những lỗi hay gặp nhất ở doanh nghiệp, hộ kinh doanh mới dùng hoá đơn:
- Xuất hoá đơn trước khi cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng.
- Lập hoá đơn gộp cuối tháng cho các lần giao hàng trong tháng, trong khi quy định yêu cầu lập theo từng thời điểm giao hàng, trừ một số trường hợp được phép lập tổng hợp.
- Nhập sai mã số thuế người mua do gõ tay; nên tra cứu và sao chép mã số thuế từ hệ thống tra cứu chính thức.
- Gặp sai sót nhẹ như sai địa chỉ nhưng lại lập hoá đơn thay thế, làm rối hồ sơ của cả hai bên.
- Điều chỉnh hoặc thay thế mà không có văn bản thoả thuận với người mua là doanh nghiệp.
- Không theo dõi email hoặc tài khoản thuế điện tử nên bỏ lỡ thông báo sai sót của cơ quan thuế.
- Để chữ ký số hết hạn đúng lúc cần xuất hoá đơn gấp; nên đặt nhắc gia hạn trước ít nhất một tháng.
Một thói quen giúp tránh phần lớn lỗi: trước khi bấm ký số, đọc lại ba thứ là mã số thuế người mua, tổng tiền thanh toán và thuế suất. Mất mười giây nhưng tiết kiệm cả buổi xử lý sai sót sau này.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có phải dùng hoá đơn điện tử không?
Hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên và bán trực tiếp cho người tiêu dùng phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025. Hộ nhỏ hơn khi khách yêu cầu có thể đăng ký dùng hoặc đề nghị cấp hoá đơn theo từng lần.
Khách lẻ không lấy hoá đơn thì có phải lập không?
Có. Người bán vẫn phải lập hoá đơn cho mỗi lần bán hàng hoá, dịch vụ, kể cả khi khách không lấy, theo quy định hiện hành. Một số trường hợp bán lẻ giá trị nhỏ được lập hoá đơn tổng hợp cuối ngày; hỏi nhà cung cấp hoặc cơ quan thuế để làm đúng.
Hoá đơn điện tử có cần in ra và đóng dấu không?
Không cần. Hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý khi đã ký số và, với loại có mã, đã được cơ quan thuế cấp mã. Nếu cần bản giấy để lưu hoặc giao kèm hàng, bạn in bản thể hiện, không cần đóng dấu.
Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng khi nào?
Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo hoá đơn điện tử có sai sót, người bán gửi cho cơ quan thuế trong một số trường hợp, ví dụ sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế. Với sai sót phải điều chỉnh hoặc thay thế, cách dùng mẫu này theo hướng dẫn hiện hành.
Hoá đơn điện tử phải lưu trữ bao lâu?
Hoá đơn điện tử phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của pháp luật kế toán, thường là ít nhất 10 năm với chứng từ dùng để ghi sổ. Nhà cung cấp dịch vụ thường lưu hộ, nhưng bạn nên tự sao lưu định kỳ để không phụ thuộc vào một nơi.
Đổi nhà cung cấp hoá đơn điện tử có được không?
Được. Bạn ký hợp đồng với nhà cung cấp mới, gửi tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế, chờ chấp nhận rồi mới chuyển sang dùng. Nhớ xuất và lưu toàn bộ dữ liệu hoá đơn cũ trước khi dừng hợp đồng với nhà cung cấp cũ.
