Mở một quán ăn hay quán cà phê nhỏ, giấy tờ bắt buộc ngay từ ngày đầu gồm ba thứ: đăng ký hộ kinh doanh (hoặc doanh nghiệp), điều kiện an toàn thực phẩm (giấy chứng nhận hoặc bản cam kết tuỳ quy mô) và bảo đảm an toàn phòng cháy chữa cháy cho mặt bằng. Sau đăng ký là nghĩa vụ thuế và hoá đơn.
Các giấy còn lại tuỳ việc bạn làm: bán rượu cho khách uống tại chỗ, bán thuốc lá, mở nhạc, treo biển lớn, dùng vỉa hè, thuê nhiều nhân viên. Bài sắp các việc theo thứ tự nên làm để không phải làm lại, chẳng hạn ký hợp đồng thuê xong mới phát hiện mặt bằng không đủ lối thoát nạn.
Chi tiết hồ sơ xin giấy an toàn thực phẩm và thủ tục phòng cháy có bài riêng trên Nhím Lông Xanh; ở đây chỉ nêu bạn cần gì, ở bước nào. Quy định về thuế hộ kinh doanh thay đổi nhiều trong năm 2026, các mốc chỉ ghi khi đã rõ, phần còn lại bạn kiểm với cơ quan thuế.
Bước 0: kiểm mặt bằng trước khi đặt cọc
Phần lớn rắc rối giấy tờ bắt nguồn từ việc chọn mặt bằng vội. Trước khi ký hợp đồng thuê, nên kiểm:
- Hợp đồng thuê cho phép kinh doanh ăn uống, ghi rõ bên cho thuê đồng ý để bạn đăng ký kinh doanh tại địa chỉ đó. Cơ quan đăng ký sẽ hỏi quyền sử dụng địa điểm.
- Lối thoát nạn: nhà ống chỉ có một cửa cuốn phía trước, trên lầu có khách ngồi mà không có lối thoát thứ hai là điểm phải cải tạo tốn tiền.
- Khu bếp: có chỗ đặt bếp tách khỏi khu khách, có thông gió, có đường thoát nước và chỗ đặt bẫy mỡ. Bếp gas đặt sát cửa ra vào là vừa nguy hiểm vừa khó qua kiểm tra.
- Điện: công suất đủ cho tủ đông, máy lạnh, bếp điện; dây đi trong ống, có cầu dao tổng dễ tiếp cận.
- Hàng xóm và khu dân cư: chung cư, khu nhà liền kề có thể có nội quy cấm kinh doanh ăn uống ở tầng trệt, hoặc hay bị phản ánh mùi, khói.
Mặt bằng trong chung cư, toà nhà văn phòng còn chịu quy định của ban quản lý về giờ hoạt động, thoát khói, gas. Hỏi rõ bằng văn bản trước khi trả cọc.
Bước 1: đăng ký hộ kinh doanh hay mở công ty
Quán nhỏ, một chủ, ít nhân viên thường chọn hộ kinh doanh: hồ sơ gọn, nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc UBND cấp xã nơi đặt quán (từ 7/2025 không còn cấp huyện), hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công. Hồ sơ cơ bản là giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, bản sao giấy tờ tuỳ thân của chủ hộ và giấy tờ về quyền sử dụng địa điểm nếu được yêu cầu; thời hạn xử lý thường khoảng ba ngày làm việc.
Chọn doanh nghiệp khi bạn định mở nhiều chi nhánh, có nhiều người góp vốn, cần xuất hoá đơn cho công ty khách hàng thường xuyên hoặc muốn tách tài sản cá nhân khỏi rủi ro kinh doanh. Đổi lại là sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và chi phí dịch vụ kế toán hằng tháng.
Khi khai ngành nghề, ghi đúng nhóm dịch vụ ăn uống (nhà hàng, quán ăn, cung cấp đồ uống). Thiếu ngành nghề phù hợp thì các bước sau, nhất là xin giấy an toàn thực phẩm, sẽ bị trả hồ sơ. Từ 2025 hộ kinh doanh dùng số định danh của chủ hộ làm mã số thuế, nên không phải xin mã riêng.
Bước 2: thuế, hoá đơn và sổ ghi chép
Từ 1/1/2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15, hình thức thuế khoán cho hộ kinh doanh bị bãi bỏ, hộ chuyển sang tự khai doanh thu và nộp thuế; lệ phí môn bài cũng thôi thu từ năm 2026. Hộ có doanh thu dưới ngưỡng thì không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân nhưng vẫn phải khai doanh thu. Ngưỡng này đã được điều chỉnh trong năm 2026, nên trước khi khai lần đầu, hỏi cơ quan thuế quản lý con số đang áp dụng.
Về hoá đơn, Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu hộ kinh doanh ăn uống, bán lẻ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Quán nhỏ hơn cũng có thể đăng ký dùng nếu thường có khách xin hoá đơn.
Dù quy mô nào, nên ghi chép doanh thu theo ngày ngay từ đầu, bằng phần mềm bán hàng hoặc sổ tay, và giữ chứng từ mua nguyên liệu. Khi chuyển sang tự khai, số liệu này là căn cứ duy nhất của bạn nếu bị đối chiếu với dòng tiền nhận chuyển khoản trên tài khoản ngân hàng.
Bước 3 và 4: an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy
Hai việc này nên chuẩn bị song song với đăng ký kinh doanh, vì đều đụng tới cách bố trí mặt bằng.
| Việc | Bắt buộc khi nào | Chuẩn bị gì |
|---|---|---|
| Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm | Quán có đăng ký dịch vụ ăn uống, địa điểm cố định, vượt tiêu chí nhỏ lẻ của tỉnh | Bếp một chiều, giấy khám sức khoẻ, tập huấn kiến thức cho người đứng bếp, hồ sơ nguồn nguyên liệu |
| Bản cam kết an toàn thực phẩm | Quán nhỏ thuộc diện miễn giấy theo tiêu chí địa phương | Ký với chính quyền cấp xã, vẫn phải đáp ứng điều kiện vệ sinh |
| Điều kiện an toàn phòng cháy | Mọi quán | Bình chữa cháy, đèn sự cố, lối thoát thông thoáng, điện an toàn, bếp gas đúng cách |
| Hồ sơ quản lý phòng cháy | Quán thuộc danh mục cơ sở do cơ quan công an quản lý (quy mô lớn, nhiều tầng, đông khách) | Nội quy, phương án chữa cháy, người được tập huấn, sổ kiểm tra |
| Thẩm định thiết kế, nghiệm thu phòng cháy | Xây mới hoặc cải tạo công trình thuộc danh mục | Làm cùng giấy phép xây dựng trước khi thi công |
Quán nhỏ một tầng thường chỉ ở hàng thứ ba của bảng về phòng cháy. Nhưng quán có khách ngồi tầng hai, tầng ba, hoặc có tầng hầm, cần hỏi cơ quan cảnh sát phòng cháy địa phương xem đã vào danh mục quản lý chưa trước khi khai trương.
Giấy tờ tuỳ theo việc bạn làm
Không phải quán nào cũng cần, nhưng thiếu khi đã phát sinh là bị phạt:
- Bán rượu cho khách uống tại chỗ: cần giấy phép bán rượu tiêu dùng tại chỗ, nộp ở cơ quan được giao tại địa phương (thường cấp xã). Bia không thuộc diện này; rượu vang, rượu mạnh thì có.
- Bán thuốc lá: cần giấy phép bán lẻ sản phẩm thuốc lá, và không được bán cho người dưới 18 tuổi.
- Mở nhạc cho khách nghe: phát nhạc có bản quyền ở nơi kinh doanh là hành vi sử dụng tác phẩm, phải trả tiền tác quyền cho tổ chức đại diện chủ sở hữu, kể cả khi bạn trả phí ứng dụng nghe nhạc cá nhân.
- Biển hiệu: biển ghi tên quán, địa chỉ theo quy định về quảng cáo; biển lớn gắn vào công trình (thường từ 20 m² trở lên) phải xin giấy phép xây dựng.
- Dùng tạm vỉa hè, lòng đường: chỉ được khi địa phương cho phép và cấp phép sử dụng tạm thời, có thu phí ở một số thành phố.
- Môi trường: quán nhỏ thường không phải lập hồ sơ môi trường, nhưng phải có bẫy mỡ, không xả dầu mỡ ra cống, ống khói không thổi thẳng vào nhà bên cạnh.
- Lao động: thuê nhân viên làm từ một tháng trở lên phải ký hợp đồng lao động; nhân viên thuộc diện thì phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Sai lầm hay gặp khi mở quán
Khai trương trước, làm giấy sau. Đoàn kiểm tra thường đến trong vài tháng đầu, đúng lúc quán đông. Thiếu đăng ký kinh doanh hoặc giấy an toàn thực phẩm có thể bị đình chỉ, mất đà khách đã gây dựng.
Đặt bếp gas, bình gas dưới cầu thang hoặc sát lối ra. Đây là vị trí chặn đường thoát nạn khi có sự cố, và là lỗi phòng cháy hay bị ghi biên bản nhất ở quán nhà ống.
Nghĩ mở nhạc từ điện thoại là không sao. Phạm vi sử dụng cá nhân không bao gồm phát cho khách ở nơi kinh doanh; bị phát hiện thì phải thương lượng trả tiền tác quyền kèm khoản truy thu.
Nhận chuyển khoản vào tài khoản người nhà mà không ghi chép. Khi hộ tự khai thuế, dòng tiền vào tài khoản là dữ liệu cơ quan thuế có thể đối chiếu. Tách một tài khoản riêng cho quán giúp bạn tự kiểm doanh thu dễ hơn.
Không lưu giấy tờ ở quán. Nên có một bìa hồ sơ ở quầy gồm bản sao đăng ký kinh doanh, giấy an toàn thực phẩm hoặc cam kết, giấy khám của nhân viên, sổ nguồn nguyên liệu, giấy tờ phòng cháy.
Câu hỏi thường gặp
Mở quán ăn mất bao lâu để làm đủ giấy tờ?
Đăng ký hộ kinh doanh thường vài ngày làm việc. Giấy an toàn thực phẩm lâu hơn vì phải thẩm định thực tế, thường vài tuần. Nếu mặt bằng phải cải tạo cho đủ điều kiện phòng cháy thì cộng thêm thời gian thi công, nên bắt đầu giấy tờ từ khi còn sửa quán.
Bán đồ ăn sáng trước nhà có cần đăng ký kinh doanh không?
Hoạt động buôn bán nhỏ, lưu động hoặc thu nhập thấp có thể thuộc diện không phải đăng ký hộ kinh doanh theo quy định của địa phương. Tuy vậy vẫn phải bảo đảm vệ sinh và không lấn chiếm lòng đường trái phép. Hỏi chính quyền cấp xã để biết ngưỡng ở nơi mình.
Quán cà phê có phải xin giấy chứng nhận an toàn thực phẩm không?
Quán cà phê có đăng ký dịch vụ ăn uống và địa điểm cố định thường thuộc diện phải có giấy hoặc cam kết tuỳ quy mô theo tiêu chí của tỉnh. Quán có làm bánh, đồ ăn nhẹ tại chỗ dễ bị xếp vào diện phải có giấy hơn quán chỉ pha đồ uống.
Thuê mặt bằng đứng tên chủ nhà thì đăng ký kinh doanh được không?
Được, nếu bạn có hợp đồng thuê hoặc văn bản đồng ý của chủ nhà cho phép kinh doanh tại địa chỉ đó. Nên ghi rõ mục đích kinh doanh ăn uống trong hợp đồng để tránh tranh chấp khi chủ nhà đổi ý.
Có cần đăng ký nhãn hiệu cho tên quán không?
Không bắt buộc để mở quán. Nhưng nếu bạn định mở thêm chi nhánh hoặc nhượng quyền, nên tra cứu và nộp đơn đăng ký nhãn hiệu sớm, vì người nộp trước được bảo hộ trước, và tên quán đã nổi mà bị người khác đăng ký thì rất khó lấy lại.
Quán nhỏ có bắt buộc dùng máy tính tiền không?
Theo Nghị định 70/2025, hộ kinh doanh ăn uống có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Quán dưới mức này không bắt buộc nhưng có thể đăng ký dùng. Mốc có thể được điều chỉnh, nên hỏi cơ quan thuế khi đăng ký.
