Người làm công ăn lương có thể uỷ quyền cho công ty quyết toán thay nếu cả năm chỉ có thu nhập từ một nơi đang làm, hoặc có thêm khoản vãng lai nhỏ đã khấu trừ 10% và không muốn quyết toán phần đó. Những người có thu nhập từ hai nơi trở lên, hoặc muốn lấy lại tiền thuế nộp thừa, thì tự quyết toán trên cổng thuế điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile bằng tờ khai 02/QTT-TNCN.
Hạn tự quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ tư sau khi kết thúc năm, tức thường rơi vào 30/4; tổ chức trả thu nhập quyết toán thay thì hạn là ngày cuối của tháng thứ ba. Riêng trường hợp chỉ đề nghị hoàn thuế, quy định lâu nay cho phép nộp sau hạn mà không bị phạt chậm nộp tờ khai.
Lưu ý quan trọng về năm áp dụng: thu nhập năm 2025 quyết toán trong năm 2026 vẫn theo biểu thuế bảy bậc và mức giảm trừ cũ; từ kỳ tính thuế 2026 trở đi áp dụng biểu năm bậc và mức giảm trừ gia cảnh mới. Hằng năm cơ quan thuế ra thông báo hướng dẫn quyết toán, bạn nên đọc thông báo đó trước khi làm.
Ai tự quyết toán, ai uỷ quyền được
Bảng dưới gom các tình huống phổ biến của người đi làm. Điều kiện chi tiết có thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn từng năm:
| Tình huống | Cách làm thường áp dụng |
|---|---|
| Làm một công ty cả năm, hợp đồng từ 3 tháng trở lên, đang làm tại thời điểm quyết toán | Uỷ quyền cho công ty quyết toán thay |
| Như trên, có thêm khoản thu nhập vãng lai bình quân tháng nhỏ, đã khấu trừ 10%, không có nhu cầu quyết toán phần này | Vẫn uỷ quyền được, theo ngưỡng hướng dẫn |
| Chuyển việc trong năm, công ty mới kế thừa do tổ chức lại doanh nghiệp | Uỷ quyền cho công ty mới |
| Chuyển việc sang công ty không liên quan, có thu nhập từ hai nơi | Tự quyết toán |
| Có thu nhập vãng lai đã khấu trừ 10% và muốn lấy lại tiền thuế nộp thừa | Tự quyết toán để hoàn thuế |
| Số thuế phải nộp thêm sau quyết toán nhỏ, dưới mức được miễn theo hướng dẫn | Thuộc diện không phải quyết toán; muốn hoàn phần nộp thừa thì vẫn tự làm |
| Nghỉ việc, không còn làm ở đâu vào thời điểm quyết toán | Tự quyết toán |
Nếu bạn uỷ quyền, công ty sẽ yêu cầu ký văn bản uỷ quyền theo mẫu và có thể xin bản cam kết thu nhập khác. Cần trung thực: uỷ quyền trong khi thực tế còn thu nhập lớn ở nơi khác thì phần thuế thiếu vẫn là trách nhiệm của bạn.
Chuẩn bị gì trước khi ngồi làm tờ khai
Làm tờ khai mất khoảng nửa tiếng nếu đủ thông tin; thiếu thì có khi mất cả buổi. Gom sẵn:
- Tài khoản thuế điện tử: đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2 hoặc mã số thuế cá nhân. Từ giữa năm 2025, số định danh cá nhân được dùng thay mã số thuế.
- Chứng từ khấu trừ thuế điện tử từ từng nơi trả thu nhập, ghi tổng thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ. Xin phòng nhân sự hoặc kế toán nếu chưa có.
- Thông tin người phụ thuộc đã đăng ký và số tháng được giảm trừ trong năm.
- Số tiền bảo hiểm bắt buộc đã đóng, thường có trên chứng từ khấu trừ hoặc bảng lương.
- Chứng từ đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học qua tổ chức được phép, nếu muốn được trừ.
- Số tài khoản ngân hàng chính chủ để nhận tiền hoàn.
Mẹo: trên cổng thuế điện tử có chức năng tra cứu thông tin quyết toán, hiển thị các khoản thu nhập và số thuế đã khấu trừ mà công ty đã kê khai cho bạn. Đối chiếu với chứng từ trong tay trước khi khai giúp phát hiện sớm khoản bị thiếu hoặc kê sai.
Nếu một công ty cũ đã giải thể hoặc không còn liên lạc được để xin chứng từ, bạn vẫn có thể dựa vào dữ liệu công ty đó đã kê khai trên hệ thống thuế; trường hợp công ty không kê khai, ghi chú lại và hỏi cơ quan thuế quản lý cách xử lý trước khi nộp.
Các bước làm tờ khai trên eTax Mobile hoặc cổng thuế điện tử
Giao diện thay đổi theo từng bản cập nhật, tên mục có thể khác đôi chút. Trình tự chung như sau:
- Đăng nhập và chọn mục quyết toán thuế thu nhập cá nhân, kỳ tính thuế là năm cần quyết toán, tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN.
- Chọn cơ quan thuế quyết toán. Nếu trong năm có một nơi khấu trừ chính, chọn cơ quan thuế quản lý nơi đó; nếu không, chọn theo nơi cư trú. Hệ thống thường gợi ý theo dữ liệu có sẵn.
- Kiểm tra số liệu hệ thống điền sẵn: tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm, giảm trừ, thuế đã khấu trừ. Mỗi nơi trả thu nhập là một dòng; thiếu dòng nào thì bổ sung theo chứng từ.
- Khai giảm trừ gia cảnh đúng số tháng đăng ký người phụ thuộc; giảm trừ bản thân tính đủ mười hai tháng nếu là cá nhân cư trú.
- Xem kết quả: hệ thống tính thuế phải nộp cả năm, so với số đã khấu trừ. Ra số âm là nộp thừa.
- Đề nghị hoàn thuế ngay trong tờ khai nếu nộp thừa: tích chọn hoàn, nhập số tài khoản ngân hàng chính chủ.
- Đính kèm chứng từ khấu trừ dạng ảnh hoặc PDF nếu hệ thống yêu cầu, rồi nộp và lưu mã giao dịch.
Sau khi nộp, theo dõi thông báo chấp nhận tờ khai và trạng thái hoàn thuế. Hồ sơ đủ điều kiện hoàn trước, kiểm sau thường được giải quyết nhanh, vài ngày làm việc đến vài tuần; hồ sơ thuộc diện kiểm trước sẽ lâu hơn.
Lỗi hay gặp khiến tờ khai bị trả hoặc hoàn chậm
Thiếu một nơi trả thu nhập. Hay gặp nhất ở người làm thêm cộng tác viên vài tháng. Cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu, phát hiện thiếu thì hồ sơ bị dừng và phải khai bổ sung. Tra cứu thông tin quyết toán trước khi nộp là cách đơn giản nhất để tránh.
Sai kỳ tính thuế. Chọn nhầm năm, hoặc khai thu nhập theo tháng nhận lương thay vì tháng phát sinh thu nhập. Lương tháng 12 trả vào tháng 1 năm sau vẫn thường tính vào năm có tháng 12, theo cách công ty kê khai; đối chiếu chứng từ để thống nhất.
Giảm trừ người phụ thuộc trùng. Hai vợ chồng cùng đăng ký một đứa con, hoặc anh chị em cùng đăng ký cha mẹ. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính cho một người nộp thuế trong cùng một thời gian.
Chọn sai cơ quan thuế quyết toán. Nộp về cơ quan thuế không quản lý hồ sơ của bạn dễ bị chuyển đi chuyển lại. Làm theo gợi ý của hệ thống hoặc thông báo hướng dẫn hằng năm.
Số tài khoản không chính chủ. Tiền hoàn chỉ chuyển vào tài khoản đứng tên người nộp thuế. Tài khoản của vợ, chồng hay người nhà sẽ bị từ chối.
Chứng từ khấu trừ chưa có hoặc sai. Công ty chậm cấp chứng từ hoặc cấp sai số liệu. Bạn đề nghị công ty cấp lại hoặc điều chỉnh rồi mới khai, đừng tự điền theo trí nhớ.
Khi nào được hoàn thuế và nên làm hay để đó
Bạn được hoàn khi số thuế đã bị khấu trừ trong năm lớn hơn số thuế thực phải nộp cả năm. Ba trường hợp phổ biến: có thu nhập vãng lai bị khấu trừ thẳng 10% trong khi tổng thu nhập cả năm thấp; đăng ký người phụ thuộc muộn nên các tháng đầu năm chưa được giảm trừ; nghỉ việc giữa năm nên phần giảm trừ bản thân của các tháng không có lương chưa được tính.
Số tiền hoàn có thể từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng, thường đáng công nửa tiếng làm tờ khai. Nếu không đề nghị hoàn, số nộp thừa vẫn ghi nhận trên hệ thống và có thể được bù trừ vào nghĩa vụ thuế sau này, nhưng thủ tục bù trừ cũng phải làm. Người phải nộp thêm thì nên nộp đúng hạn để khỏi bị tính tiền chậm nộp theo ngày.
Từ năm tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh cao hơn và biểu thuế giãn bậc, nên nhiều người có thu nhập trung bình sẽ thấy số thuế khấu trừ hằng tháng giảm. Hãy giữ chứng từ của cả năm một cách cẩn thận: khi quyết toán năm 2026 vào đầu năm 2027, đó là năm đầu áp dụng quy định mới, sai sót dễ xảy ra ở cả phía công ty lẫn người lao động.
Câu hỏi thường gặp
Quá hạn quyết toán thuế TNCN thì có bị phạt không?
Nếu bạn thuộc diện phải quyết toán và có số thuế phải nộp thêm, nộp tờ khai trễ có thể bị phạt chậm nộp tờ khai và tính tiền chậm nộp trên số thuế thiếu. Nếu chỉ đề nghị hoàn thuế, quy định lâu nay không phạt khi nộp sau hạn.
Bao lâu thì nhận được tiền hoàn thuế?
Hồ sơ thuộc diện hoàn trước, kiểm sau thường được xử lý trong vài ngày làm việc đến khoảng hai tuần kể từ khi tờ khai được chấp nhận. Hồ sơ phải kiểm trước hoặc có sai lệch dữ liệu sẽ lâu hơn. Theo dõi trạng thái trong tài khoản thuế điện tử.
Thu nhập dưới mức chịu thuế có phải quyết toán không?
Nếu không phải nộp thêm đồng nào thì không bắt buộc. Nhưng nếu trong năm đã bị khấu trừ, ví dụ 10% trên khoản cộng tác, bạn nên tự quyết toán để lấy lại số đã nộp, vì tổng thu nhập sau giảm trừ có thể chưa tới mức phải nộp thuế.
Đã uỷ quyền cho công ty rồi có tự quyết toán được nữa không?
Nếu phát hiện mình không đủ điều kiện uỷ quyền, chẳng hạn còn thu nhập ở nơi khác, bạn nên báo công ty và tự quyết toán. Khi công ty đã quyết toán thay mà thông tin sai, bạn phối hợp với công ty khai bổ sung để tránh bị tính thiếu thuế.
Tiền thưởng Tết và lương tháng 13 có phải tính vào quyết toán không?
Có. Thưởng Tết, lương tháng 13, thưởng hiệu quả là thu nhập từ tiền lương, tiền công và cộng vào thu nhập chịu thuế của kỳ phát sinh. Một số khoản như phụ cấp ăn ca trong mức quy định, tiền thưởng kèm danh hiệu nhà nước được miễn hoặc không tính.
Làm quyết toán trên điện thoại có đủ không hay phải lên máy tính?
Ứng dụng eTax Mobile hỗ trợ tờ khai quyết toán và đề nghị hoàn cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, đủ cho phần lớn người đi làm. Trường hợp phức tạp, nhiều chứng từ đính kèm thì làm trên cổng thuế điện tử bằng máy tính sẽ dễ soát hơn.
